Τι είναι η Διαχείριση Ταμείου Μικρών Εξόδων (Petty Cash);
Το ταμείο μικρών εξόδων (petty cash) είναι ένα μικρό απόθεμα μετρητών — συνήθως σε κλειστό κουτί — που διατηρεί μια επιχείρηση για πληρωμή μικροεξόδων όπου κάρτα ή τραπεζική μεταφορά δεν είναι πρακτικές: γραμματόσημα, ταξί, σνακ, μικρά αναλώσιμα. Η διαχείρισή του είναι το σύστημα ελέγχου του αποθέματος: όριο, καταγραφή κάθε ανάληψης, συλλογή αποδείξεων και συμφωνία με τα βιβλία.
Ο πιο συνηθισμένος έλεγχος είναι το σύστημα imprest: ορίζετε ένα σταθερό ποσό (π.χ. 200€) και κάθε φορά που ξοδεύεται μετρητό κρατάτε απόδειξη και δελτίο. Όταν το ταμείο αδειάσει, ο λογιστής το συμπληρώνει στα 200€ και καταχωρεί κάθε δελτίο στον σωστό λογαριασμό εξόδου. Σε κάθε στιγμή, μετρητά στο κουτί συν μη αποζημιωμένα δελτία πρέπει να ισούνται ακριβώς με το σταθερό ποσό.
Το petty cash είναι ο πιο συχνά καταχραζόμενος λογαριασμός σε μικρές επιχειρήσεις γιατί είναι φυσικό, ελάχιστα ελεγχόμενο και χαμηλής αξίας. Βέλτιστη πρακτική: μικρό απόθεμα, περιορισμένη πρόσβαση σε ένα-δύο άτομα, απόδειξη για κάθε συναλλαγή και μηνιαία συμφωνία. Πολλές επιχειρήσεις πλέον αντικαθιστούν το petty cash με προπληρωμένες κάρτες με όρια ανά συναλλαγή.
Παράδειγμα
Ένα μικρό δικηγορικό γραφείο κρατά απόθεμα 150€ για κούριερ και αναψυκτικά πελατών. Κάθε ανάληψη καταγράφεται σε δελτίο με ημερομηνία, ποσό και σκοπό, και επισυνάπτεται απόδειξη. Στο τέλος του μήνα ο λογιστής μετράει το κουτί, το αντιπαραβάλλει με τα δελτία, συμπληρώνει στα 150€ και καταχωρεί τα έξοδα.
Ερωτήσεις
Τι είναι το σύστημα imprest;
Στο σύστημα imprest ορίζετε σταθερό απόθεμα (π.χ. 200€). Μετρητά συν μη αποζημιωμένα δελτία πρέπει πάντα να ισούνται με αυτό το ποσό. Κατά τη συμπλήρωση, κάθε δελτίο καταχωρείται στον λογαριασμό εξόδου του, κάνοντας τις ελλείψεις άμεσα ορατές.
Πόσο petty cash πρέπει να κρατάει μια μικρή επιχείρηση;
Όσο μικρότερο γίνεται πρακτικά — συνήθως μεταξύ {price} και {price}. Στόχος είναι αρκετό για μικρά έξοδα δύο-τεσσάρων εβδομάδων χωρίς να δελεάζει κατάχρηση.
Σχετικοί όροι
- Τι είναι οι Πληρωτέοι (Accounts Payable);
- Τι είναι η Επεξεργασία Τιμολογίων;
- Λογιστική Βιβλίων vs Οικονομική Λογιστική: Ποια η Διαφορά;
- Τι είναι ο Εισερχόμενος ΦΠΑ (Input VAT);
- Τι είναι το Σχέδιο Λογαριασμών (Chart of Accounts);
- Τι είναι οι Εισπρακτέοι (Accounts Receivable);
- Τι είναι η Διπλογραφική Λογιστική (Double-Entry Bookkeeping);