Що таке керування касою дрібних витрат (Petty Cash)?
Каса дрібних витрат (petty cash) — це невеликий резерв готівки, зазвичай у замкненій скриньці, що підприємство зберігає для оплати дрібних витрат, де картка або банківський переказ недоцільні: марки, таксі, канцтовари, дрібні закупівлі. Керування — це система контролю резерву: ліміт, запис кожного видатку, збір чеків і звірка з книгами.
Найпоширеніший контроль — система imprest: ви фіксуєте суму (наприклад, 200 €) і за кожною витратою зберігаєте чек і квитанцію. Коли каса вичерпується, бухгалтер поповнює до 200 € і проводить кожну квитанцію на відповідний витратний рахунок. У будь-який момент готівка в скриньці плюс непогашені квитанції повинні дорівнювати фіксованій сумі.
Petty cash — це найчастіше зловживаний рахунок у малих підприємствах, бо він готівковий, слабко контрольований і дрібний. Найкраща практика: невеликий резерв, доступ однієї-двох осіб, чек за кожну транзакцію та щомісячна звірка. Багато підприємств тепер замінюють готівку передплаченими картками з лімітами на транзакцію.
Приклад
Маленька юридична фірма тримає резерв 150 € для кур’єрів і напоїв клієнтів. Кожен видаток фіксується в квитанції з датою, сумою та метою, чек додається. Наприкінці місяця бухгалтер перераховує касу, звіряє з квитанціями, поповнює до 150 € і проводить витрати.
Питання
Що таке система imprest?
У системі imprest ви фіксуєте резерв (наприклад, 200 €). Готівка плюс непогашені квитанції завжди повинні дорівнювати цій сумі. Під час поповнення кожна квитанція проводиться на свій витратний рахунок, роблячи нестачі одразу помітними.
Скільки petty cash має тримати малий бізнес?
Якнайменше практично — зазвичай від {price} до {price}. Мета — вистачити на дрібні витрати двох-чотирьох тижнів без спокуси зловживання.