Μετάβαση στο περιεχόμενο
Nika

Καταχώρηση Τιμολογίων για Δεκάδες Πελάτες Κάθε Μέρα

Σε ένα λογιστικό γραφείο τα τιμολόγια πολλών πελατών φτάνουν συνεχώς: με email, ως φωτογραφίες, ως σκανάρες. Η Νίκα διαβάζει κάθε έγγραφο, εξάγει τα πεδία και το καταχωρεί, στέλνοντας στην ουρά έγκρισής σας μόνο τις ασαφείς καταχωρήσεις αντί να μαντέψει. Ελέγχετε τις εξαιρέσεις, όχι τη στοίβα. Από 0,40 € ανά επεξεργασμένο τιμολόγιο.

Κάθε πελάτης στέλνει τη δική του ροή παραστατικών — τιμολόγια προμηθευτών, αποδείξεις, καταστάσεις. Φτάνουν με email και ως φωτογραφία στο τηλέφωνο, όλη μέρα, σε κάθε μορφή. Κάποιος στο γραφείο πρέπει να ανοίξει το καθένα, να το διαβάσει, να το καταχωρήσει στον σωστό πελάτη και τη σωστή περίοδο, και να το επαναλάβει. Σε ένα φορτωμένο πρωινό η καταχώρηση δεν σταματά, και το κόστος της δουλειάς μεγαλώνει με κάθε νέο πελάτη ενώ το τιμόνι όχι.

Πώς το χειρίζεται η Νίκα

  1. 1Τα τιμολόγια φτάνουν στο δικό της γραμματοκιβώτιο αντί να μαζεύονται σε ένα κοινό inbox
  2. 2Διαβάζει κάθε έγγραφο και εξάγει τα πεδία με το επίπεδο βεβαιότητάς της
  3. 3Οι καταχωρήσεις που δεν είναι σίγουρες περιμένουν στην ουρά έγκρισης — δεν μαντεύει ποτέ σιωπηλά
  4. 4Κάθε ολοκληρωμένο τιμολόγιο αρχειοθετείται μαζί με το πηγαίο έγγραφο
  5. 5Η αναφορά της δείχνει τι καταχωρήθηκε καθαρά και τι περιμένει τη μία-ενέργεια επιβεβαίωσή σας

Πότε πρέπει να παρέμβετε

Επιβεβαιώνετε τις καταχωρήσεις που σημάδεψε ως ασαφείς, και κρατάτε ό,τι είναι απόφαση κρίσης: ένα έγγραφο που ανήκει σε άλλη περίοδο, ένα διπλότυπο, ή κάτι που δεν είναι τιμολόγιο. Η Νίκα τα επισημαίνει αντί να τα καταχωρήσει.

Ο παλιός τρόπος

Ένα άτομο ανοίγει παραστατικό μετά παραστατικό, καταχωρώντας προμηθευτή, ημερομηνία, αριθμό, ποσό και ΦΠΑ για το καθένα, αλλάζοντας πελάτη όλη μέρα. Η δουλειά είναι απλή αλλά ατελείωτη, τα λάθη πληκτρολόγησης μπαίνουν από το απόγευμα, και το τέλος του μήνα μετατρέπει την καθημερινή ροή σε σωρό που τρώει τα βράδια.

Ερωτήσεις

Αντικαθιστά η Νίκα το λογιστικό πρόγραμμα;

Όχι. Η Νίκα κάνει την ανάγνωση και την καταχώρηση — το επαναληπτικό κομμάτι πριν από τη λογιστική κρίση. Το πρόγραμμά σας, το λογιστικό σας σχέδιο και ο έλεγχός σας μένουν ως έχουν. Ετοιμάζει καθαρές καταχωρήσεις ώστε ο λογιστής να ξοδεύει χρόνο στη δουλειά που χρειάζεται λογιστή.

Τι γίνεται με μια καταχώρηση που η Νίκα δεν είναι σίγουρη;

Δεν μαντεύει. Η καταχώρηση περιμένει στην ουρά έγκρισης με την ανάγνωσή της στο πεδίο, και εσείς την επιβεβαιώνετε ή τη διορθώνετε με μία ενέργεια. Η πληρωμή είναι ανά επεξεργασμένο τιμολόγιο — εσείς αποφασίζετε πόσο από τον έλεγχο μένει σε εσάς.

Προσλάβετε τη Νίκα

Άλλα σενάρια