Μετάβαση στο περιεχόμενο
Nika

Εντοπισμός Διπλότυπων Τιμολογίων — Αποτροπή Διπλής Πληρωμής

Το ίδιο τιμολόγιο φτάνει δύο φορές, συνήθως επειδή ο προμηθευτής το έστειλε ξανά ή προωθήθηκε σε δύο άτομα. Ο κίνδυνος είναι διπλή πληρωμή. Η Νίκα ελέγχει κάθε εισερχόμενο τιμολόγιο με τα ήδη καταχωρημένα, και αν εντοπίσει ταίριασμα σε προμηθετή και αριθμό, το επισημαίνει πριν μπει στα αρχεία σας. Από 0,40 € ανά τιμολόγιο.

Τα διπλότυπα τιμολόγια είναι μία από τις πιο κοινές αιτίες τυχαίας διπλής πληρωμής σε μικρές επιχειρήσεις. Ένας προμηθευτής στέλνει ένα τιμολόγιο, δεν παίρνει απάντηση, και το ξαναστέλνει μια εβδομάδα αργότερα. Ή το ίδιο τιμολόγιο προωθείται σε δύο διαφορετικά άτομα στην εταιρεία σας, και τα δύο το καταχωρούν. Το αποτέλεσμα είναι πληρωμή δύο φορές για τα ίδια αγαθά ή υπηρεσίες, και η ανάκτηση της υπερπληρωμής από τον προμηθευτή παίρνει χρόνο, τηλεφωνήματα, και μερικές φορές πιστωτικό σημείωμα αντί μετρητών. Η ζημία είναι σιωπηλή μέχρι να την πιάσει η εκκαθάριση.

Πώς το χειρίζεται η Νίκα

  1. 1Ελέγχει κάθε εισερχόμενο τιμολόγιο με τα ήδη καταχωρημένα στα αρχεία σας
  2. 2Ταιριάζει σε όνομα προμηθευτή και αριθμό τιμολογίου, τα δύο πεδία που προσδιορίζουν ένα μοναδικό τιμολόγιο
  3. 3Αν εντοπίσει πιθανό διπλότυπο, κρατά το δεύτερο αντίγραφο και το επισημαίνει
  4. 4Συμπεριλαμβάνει την αναφορά του ταιριάσματος στη σημείωσή της, ώστε να τα συγκρίνετε
  5. 5Κανένα διπλότυπο δεν μπαίνει στα αρχεία σας εκτός αν επιβεβαιώσετε ότι είναι ξεχωριστό

Πότε πρέπει να παρέμβετε

Όταν η Νίκα εντοπίζει πιθανό διπλότυπο, κρατά το δεύτερο τιμολόγιο και το επισημαίνει αντί να το αρχειοθετήσει. Επιβεβαιώνετε αν είναι πραγματικό διπλότυπο ή ξεχωριστό τιμολόγιο που τυχαίνει να μοιράζεται αριθμό. Αυτή η κρίση είναι δική σας.

Ο παλιός τρόπος

Βασίζεστε στη μνήμη ή σε οπτική σάρωση πρόσφατων καταχωρήσεων για να εντοπίσετε διπλότυπα. Αν το ίδιο τιμολόγιο έφτασε δύο εβδομάδες διαφορά, ή καταχωρήθηκε από διαφορετικό συνάδελφο, η διπλοεγγραφή είναι εύκολο να χαθεί εντελώς. Το σφάλμα συνήθως εμφανίζεται στην εκκαθάριση, οπότε η δεύτερη πληρωμή έχει ήδη φύγει.

Ερωτήσεις

Πώς εντοπίζει η Νίκα διπλότυπα τιμολόγια;

Η Νίκα συγκρίνει κάθε εισερχόμενο τιμολόγιο με τα ήδη καταχωρημένα. Ταιριάζει σε όνομα προμηθευτή και αριθμό. Όταν και τα δύο πεδία ταιριάζουν υπάρχουσα καταχώρηση, κρατά το νέο και το επισημαίνει με αναφορά στο αρχικό.

Τι γίνεται αν δύο νόμιμα τιμολόγια μοιράζονται τον ίδιο αριθμό;

Αυτό μπορεί να συμβεί με διαφορετικούς προμηθευτές που τυχαίνουν να χρησιμοποιούν τον ίδιο αριθμό. Η Νίκα επισημαίνει το ταίριασμα ώστε να επιβεβαιώσετε. Αν ο προμηθευτής είναι διαφορετικός, το εγκρίνετε και το αρχειοθετεί.

Προσλάβετε τη Νίκα

Άλλα σενάρια