Μετάβαση στο περιεχόμενο
Nika

Πώς να Εισάγετε Δεκάδες Τιμολόγια Μαζικά

Έχετε έναν φάκελο με 40 PDF που πρέπει όλα να καταχωρηθούν. Η Νίκα επεξεργάζεται ολόκληρη την παρτίδα με μία περαστική, διαβάζοντας κάθε έγγραφο, εξάγοντας κάθε πεδίο και αρχειοθετώντας τα. Αν κάποιο πεδίο είναι ασαφές, το βάζει σε ουρά έγκρισης. Η στοίβα καθαρίζει σε λεπτά, όχι μέρες. Από 0,40 € ανά τιμολόγιο.

Ένας προμηθευτής στέλνει μια παρτίδα τιμολογίων. Ή κατεβάζετε έναν μήνα τιμολογίων από μια πύλη σε έναν φάκελο. Τώρα έχετε 30 ή 50 αρχεία PDF στην οθόνη σας, και το καθένα χρειάζεται την ίδια χειροκίνητη επεξεργασία: άνοιγμα, ανάγνωση, καταχώρηση πεδίων, αποθήκευση. Το πρόβλημα δεν είναι η πολυπλοκότητα, είναι ο όγκος. Ένα τιμολόγιο παίρνει τρία λεπτά. Πενήντα τιμολόγια παίρνουν δύομισι ώρες επαναληπτικής πληκτρολόγησης που κανείς δεν θέλει να κάνει, και η παρτίτα μένει εκεί και μεγαλώνει.

Πώς το χειρίζεται η Νίκα

  1. 1Ρίχνετε ολόκληρο τον φάκελο στο γραμματοκιβώτιό της ή ανεβάζετε την παρτίδα απευθείας
  2. 2Διαβάζει κάθε έγγραφο με τη σειρά και εξάγει κάθε πεδίο με σιγουριά
  3. 3Τα ασαφή πεδία πάνε σε ουρά έγκρισης με την εκτίμησή της, όχι στα αρχεία σας
  4. 4Αρχειοθετεί κάθε ολοκληρωμένο τιμολόγιο και αρχειοθετεί το πηγαίο έγγραφο
  5. 5Η αναφορά λέει πόσα καταχωρήθηκαν καθαρά και πόσα χρειάζονται επιβεβαίωση

Πότε πρέπει να παρέμβετε

Αν κάποιο τιμολόγιο στην παρτίδα είναι διπλότυπο ενός ήδη καταχωρημένου, η Νίκα το επισημαίνει αντί να το καταχωρήσει δύο φορές. Αν ένα έγγραφο στον φάκελο δεν είναι τιμολόγιο (σανβίβαση, δελτίο παράδοσης), το βάζει στην άκρη και το σημειώνει. Ελέγχετε τις εξαιρέσεις, όχι την παρτίδα.

Ο παλιός τρόπος

Ανοίγετε κάθε PDF ένα-ένα, καταχωρείτε προμηθευτή, ημερομηνία, αριθμό, ποσό και ΦΠΑ στο λογιστικό πρόγραμμα, αποθηκεύετε το αρχείο και προχωράτε στο επόμενο. Μετά από είκοσι τιμολόγια τα μάτια σας θολώνουν, οι τυπογραφικές εισέρχονται, και χάνετε τον έλεγχο ποια έχετε ήδη καταχωρήσει.

Ερωτήσεις

Πόσα τιμολόγια μπορεί η Νίκα να επεξεργαστεί σε μία παρτίδα;

Δεν υπάρχει σκληρό όριο. Είτε εισάγετε 10 είτε 100, η Νίκα τα επεξεργάζεται με τη σειρά με ταχύτητα μηχανής. Ο πραγματικός περιορισμός είναι η επιβεβαίωση αβέβαιων καταχωρήσεων, τις οποίες δρομολογεί στην ουρά έγκρισης αντί να μαντέψει.

Τι γίνεται με έγγραφα στον φάκελο που δεν είναι τιμολόγια;

Η Νίκα αναγνωρίζει όταν ένα αρχείο δεν είναι τιμολόγιο — τραπεζική κατάσταση, δελτίο παράδοσης, σύμβαση. Το βάζει στην άκρη αντί να το εξαναγκάσει στα αρχεία σας, και το αναφέρει ώστε να ξέρετε ότι αποκλείστηκε.

Προσλάβετε τη Νίκα

Άλλα σενάρια