Μετάβαση στο περιεχόμενο
Nika

Χαμένα ή Ελλιπή Αποδεικτικά; Πώς να Αποτρέψετε Κενά

Αποδεικτικά που δεν καταγράφηκαν ποτέ ή χάθηκαν δημιουργούν κενά στα αρχεία σας που εμφανίζονται επώδυνα στο τέλος μήνα ή κατά τον έλεγχο. Η Νίκα δεν μπορεί να ανακτήσει απόδειξη που δεν υπάρχει πια, αλλά διασφαλίζει ότι κάθε απόδειξη που φτάνει στο γραμματοκιβώτιό της καταγράφεται αμέσως, ώστε το κενό να μην μεγαλώνει. Από 0,40 € ανά τιμολόγιο.

Το πιο κοινό κενό λογιστικής δεν είναι λάθος νούμερο, είναι έγγραφο που λείπει. Ένας προμηθευτής σας δίνει χάρτινη απόδειξη. Πάει στο πορτοφόλι σας, μετά στην τσέπη σας, μετά στο πλυντήριο. Ή μια απόδειξη φτάνει ως συνημμένο email και ξεχάστε να την αποθηκεύσετε. Στο τέλος μήνα, ξέρετε ότι ξοδέψατε τα χρήματα αλλά η απόδειξη χάθηκε. Η ανασύστασή της σημαίνει να ζητήσετε διπλότυπο από τον προμηθευτή, που παίρνει χρόνο και μερικές φορές δεν είναι καθόλου εφικτό. Τα ελλιπή αποδεικτικά είναι η νούμερο ένα αιτία τριβής ελέγχου.

Πώς το χειρίζεται η Νίκα

  1. 1Καταγράφει κάθε απόδειξη τη στιγμή που φτάνει στο γραμματοκιβώτιό της, χωρίς να μένει ατελείωτη
  2. 2Αρχειοθετεί κάθε απόδειξη μαζί με τα αντίστοιχα δεδομένα συναλλαγής στα αρχεία σας
  3. 3Αν μια απόδειξη φαίνεται ελλιπής ή κατεστραμμένη, την επισημαίνει αμέσως αντί να περιμένει
  4. 4Η καθημερινή αναφορά παραθέτει κάθε έγγραφο που καταγράφηκε, σε πραγματικό χρόνο
  5. 5Δεν μπορεί να ανακτήσει απόδειξη που δεν υπάρχει, αλλά αποτρέπει το κενό από το να μεγαλώνει

Πότε πρέπει να παρέμβετε

Η Νίκα δεν μπορεί να εφεύρει απόδειξη που δεν υπάρχει. Αν μια συναλλαγή δεν έχει καθόλου έγγραφο, την επισημαίνει ως ελλιπή και ο λογιστής σας αποφασίζει αν θα ζητήσει διπλότυπο από τον προμηθευτή ή θα την καταγράψει από τραπεζική κίνηση. Η Νίκα χειρίζεται τα έγγραφα που λαμβάνει, όχι αυτά που λείπουν.

Ο παλιός τρόπος

Κρατάτε ένα κουτί από αποδεικτικά, ή έναν φάκελο φωτογραφιών στο τηλέφωνό σας, και ελπίζετε ότι όλα θα φτάσουν στον λογιστή. Μερικά φτάνουν, μερικά όχι. Στο τέλος μήνα κυνηγάτε τις ελλιπείς αποδείξεις στέλνοντας email σε προμηθευτές και ψάχνοντας στα εισερχόμενα. Τα κενά που δεν μπορούν να κλείσουν γίνονται σημείωση στα βιβλία σας.

Ερωτήσεις

Μπορεί η Νίκα να ανακτήσει απόδειξη που έχει ήδη χαθεί;

Όχι. Αν μια απόδειξη δεν υπάρχει πια, η Νίκα δεν μπορεί να την αναδημιουργήσει. Αυτό που κάνει είναι να διασφαλίζει ότι κάθε απόδειξη που φτάνει στο γραμματοκιβώτιό της καταγράφεται αμέσως και αρχειοθετείται σωστά, ώστε τα ελλιπή έγγραφα να μην αυξάνονται.

Πώς βοηθά η Νίκα στην πρόληψη μελλοντικών ελλιπών αποδεικτικών;

Δίνοντας σε κάθε απόδειξη προμηθευτή ένα σημείο καταγραφής: το γραμματοκιβώτιό της. Αντί να είναι διάσπαρτες σε πορτοφόλια, τσέπες και εισερχόμενα, όλες καταλήγουν σε ένα μέρος που η Νίκα επεξεργάζεται καθημερινά.

Προσλάβετε τη Νίκα

Άλλα σενάρια