Αυτοματοποίηση Εισαγωγής Τιμολογίων
Η αυτοματοποίηση εισαγωγής εξαλείφει τη χειροκίνητη πληκτρολόγηση δεδομένων τιμολογίων. Η Nika διαβάζει κάθε τιμολόγιο, εξάγει προμηθευτή, ημερομηνία, αριθμό, γραμμές, σύνολα και ΦΠΑ και τα εισάγει ως δομημένη εγγραφή. Ρωτά πριν μαντέψει. Από 0,40 € ανά τιμολόγιο.
Τι Είναι
Η εισαγωγή δεδομένων είναι η πιο αντιπαθητική λογιστική εργασία. Επαναλαμβανόμενη, επιρρεπής σε λάθη, παίρνει 2-5 λεπτά ανά τιμολόγιο. Μια επιχείρηση με 50 τιμολόγια την εβδομάδα ξοδεύει 4-8 ώρες εβδομαδιαία σε πληκτρολόγηση. Η αυτοματοποίηση αντικαθιστά την πληκτρολόγηση με μηχανική εξαγωγή.
Πώς Λειτουργεί
- ✓Κάθε τιμολόγιο φτάνει ως συνημμένο PDF ή εικόνα
- ✓Η Nika διαβάζει και εξάγει κάθε πεδίο
- ✓Τα πεδία υψηλής εμπιστοσύνης εισάγονται αυτόματα
- ✓Τα πεδία χαμηλής εμπιστοσύνης μπαίνουν σε ουρά με εικασία
- ✓Η τελική εγγραφή ταιριάζει στη μορφή του λογιστικού σας συστήματος
Τι Το Διαφέρει
Τα πρότυπα και τα υπολογιστικά φύλλα απαιτούν πληκτρολόγηση. Το γενικό OCR απαιτεί να προσδιορίσετε ποιο κείμενο είναι το σύνολο. Η Nika κάνει εξαγωγή πεδίων ειδικά για τιμολόγια.
Για Ποιον Είναι
Αυτή η δυνατότητα αντιμετωπίζει το πιο κοινό κομμένο λαιμό λογιστικής: τη χειροκίνητη εισαγωγή τιμολογίων. Είναι χτισμένη για μικρομεσαίες επιχειρήσεις που δέχονται 20 ή περισσότερα τιμολόγια προμηθευτών μηνιαίως και ξοδεύουν 2 έως 5 λεπτά ανά καταχώρηση. Αν είστε ιδρυτής που κάνετε τη λογιστική μόνοι σας, υπεύθυνος γραφείου που σας ανατέθηκε η εργασία, ή λογιστής που θέλει να ανακατευθύνει ώρες από την πληκτρολόγηση στην επεξεργασία εξαιρέσεων, η Nika ταιριάζει. Επιλέξιμες επιχειρήσεις λιανικής, συμβούλων, κατασκευών, πρακτορείων και τεχνικών υπηρεσιών. Ταιριάζει λιγότερο σε επιχειρήσεις με λίγα μηνιαία τιμολόγια ή μεγάλους οργανισμούς με πλήρη πλατφόρμα procure-to-pay.
Σύγκριση
| Παράγοντας | Χειροκίνητη καταχώρηση | Γενικό OCR | Nika |
|---|---|---|---|
| Χρόνος ανά τιμολόγιο | 2 έως 5 λεπτά εστιασμένης πληκτρολόγησης | 1 έως 2 λεπτά συν χειροκίνητη αντιστοίχιση | Δευτερόλεπτα, με επιβεβαίωση ενός αγγίγματος |
| Ρυθμός σφαλμάτων | Μεταθέσεις και παραλειφθέντα πεδία από κούραση | Λάθη ωμού κειμένου που πρέπει να εντοπίσετε | Πεδία χαμηλής εμπιστοσύνης σημειώνονται πριν καταχωρηθούν |
| Κόστος | Ο χρόνος σας ή ωριαία αμοιβή λογιστή | Μηνιαία συνδρομή, συχνά ανά χρήστη | Από 0,40 € ανά τιμολόγιο, χωρίς συνδρομή |
| Διαδικασία ελέγχου | Ελέγχετε κάθε πεδίο που πληκτρολογήσατε | Ερμηνεύετε ωμό κείμενο και αντιστοιχίζετε πεδία | Ελέγχετε μόνο τα λίγα σημειωμένα πεδία |
| Κλιμάκωση | Οι ώρες αυξάνονται γραμμικά με τον όγκο | Απαιτούνται περισσότερες άδειες καθώς μεγαλώνετε | Τιμολόγηση ανά τιμολόγιο κλιμακώνεται με τον όγκο σας |
Ειλικρινή Όρια
Η αυτοματοποίηση λειτουργεί καλύτερα σε τυπικά τυπωμένα τιμολόγια. Πολύ προσαρμοσμένες μορφές και χειρόγραφα θα παράγουν χαμηλότερη ακρίβεια.
Ξεκινώντας
- 1Ρυθμίστε ένα αποκλειστικό email που δέχεται τιμολόγια ως PDF ή εικόνες
- 2Συνδέστε το email με τη Nika ώστε να διαβάζει κάθε τιμολόγιο κατά την άφιξη
- 3Στείλτε μια παρτίδα 15 έως 20 τυπικών τιμολογίων για βαθμονόμηση
- 4Ελέγξτε την πρώτη ουρά έγκρισης και επιβεβαιώστε ή διορθώστε τα πεδία
- 5Εξάγετε τα δεδομένα και επιβεβαιώστε ότι εισάγονται στο λογιστικό σας σύστημα
- 6Θέστε την καθημερινή ρουτίνα: τιμολόγια στο email, ελέγχετε τα σημειωμένα πεδία
Συχνές Ερωτήσεις
Πόσο χρόνο εξοικονομεί η αυτοματοποίηση;
Μια επιχείρηση με 50 τιμολόγια/εβδομάδα στα 3 λεπτά το καθένα ξοδεύει 2,5 ώρες. Με αυτοματοποίηση, ο χρόνοςレビュー πέφτει κάτω από 15 λεπτά.
Τι γίνεται αν εξαχθεί λάθος τιμή;
Η Nika επισημαίνει τις χαμηλής εμπιστοσύνης εξαγωγές πριν μπουν στα αρχεία σας. Καμία πληροφορία δεν κλειδώνει χωρίς ανθρώπινο έλεγχο.
Ποιοι τύποι τιμολογίων είναι οι δυσκολότεροι για τη Nika;
Τα χειρόγραφα τιμολόγια, οι βαριά υποβαθμισμένες σαρώσεις και τα τιμολόγια με εξαιρετικά προσαρμοσμένη διάταξη παράγουν τα περισσότερα σημειωμένα πεδία. Τα τυπικά τυπωμένα τιμολόγια με καθαρές ετικέτες πεδίων επεξεργάζονται με υψηλή ακρίβεια. Η Nika επισημαίνει τα αβέβαια πεδία αντί να μαντεύει σιωπηλά, οπότε τα δύσκολα τιμολόγια παίρνουν περισσότερο χρόνο ελέγχου αλλά δεν παράγουν κρυφά λάθη.
Είναι η Nika συμβατή με το λογιστικό μου πρόγραμμα;
Η Nika παράγει δομημένα δεδομένα σε τυπική μορφή που ο λογιστής σας μπορεί να εισαγάγει στα περισσότερα λογιστικά συστήματα συμπεριλαμβανομένων Xero, QuickBooks, Sage και τοπικές ελληνικές και ουκρανικές πλατφόρμες. Δεν στέλνει δεδομένα απευθείας στο λογιστικό σας πρόγραμμα, οπότε δεν υπάρχει ενσωμάτωση για ρύθμιση. Ο λογιστής σας αναλαμβάνει την τελική εισαγωγή.