Αυτοματοποίηση Τιμολογίων
Η αυτοματοποίηση τιμολογίων είναι η ροή που παίρνει ένα τιμολόγιο προμηθευτή από την άφιξη στην αρχειοθέτηση χωρίς χειροκίνητη καταχώρηση. Η Nika παρακολουθεί email, καταγράφει, εξάγει δεδομένα, θέτει σε ουρά τα αβέβαια, αρχειοθετεί και στέλνει καθημερινή σύνοψη. Από 0,40 € ανά τιμολόγιο.
Τι Είναι
Ένα τιμολόγιο δεν χρειάζεται μόνο καταχώρηση. Χρειάζεται παραλαβή, άνοιγμα, διάβασμα, επαλήθευση, έγκριση, κωδικοποίηση, αποθήκευση και αντιστοίχιση πληρωμής. Η αυτοματοποίηση καλύπτει όλη την αλυσίδα. Η καταχώρηση είναι ο πιο ορατός κομμένος λαιμός, αλλά η δρομολόγηση έγκρισης και η αποθήκευση εξίσου σημαντικές.
Πώς Λειτουργεί
- ✓Τα τιμολόγια φτάνουν σε ελεγχόμενο email από οποιονδήποτε αποστολέα
- ✓Η Nika καταγράφει το έγγραφο και εξάγει όλα τα πεδία
- ✓Τα αβέβαια πεδία πάνε σε ουρά έγκρισης με την καλύτερη εικασία
- ✓Τα εγκεκριμένα τιμολόγια κωδικοποιούνται και αρχειοθετούνται
- ✓Μια καθημερινή σύνοψη λέει ακριβώς τι επεξεργάστηκε και τι περιμένει
Τι Το Διαφέρει
Τα περισσότερα εργαλεία αυτοματοποιίας χειρίζονται ένα στάδιο. Η Nika καλύπτει όλη την αλυσίδα. Η καθημερινή σύνοψη σας δίνει ορατότητα χωρίς να ελέγχετε κάθε τιμολόγιο.
Για Ποιον Είναι
Για κάθε επιχείρηση που δέχεται 15 ή περισσότερα τιμολόγια προμηθευτών μηνιαίως μέσω email, ταχυδρομείου ή πυλών, η αυτοματοποίηση τιμολογίων αφαιρεί το κομμένο λαιμό της χειροκίνητης διαχείρισης. Αν είστε ιδρυτής που κάνετε λογιστική μετά τις ώρες, υπεύθυνος οικονομικών που διαχειρίζεται εγκρίσεις μεταξύ τμημάτων, ή λογιστής που θέλει να εστιάσει σε εξαιρέσεις αντί στην καταχώρηση, η Nika ταιριάζει στη ροή σας. Επιλέξιμες είναι επιχειρήσεις λιανικής, συμβούλων, πρακτορείων, κατασκευών και ξενοδοχείων που δέχονται τιμολόγια σε μεικτές μορφές. Ταιριάζει λιγότερο σε επιχειρήσεις με έναν μόνο μηνιαίο κύκλο τιμολόγησης ή σε μεγάλους οργανισμούς με πλήρη πλατφόρμα procure-to-pay.
Σύγκριση
| Παράγοντας | Χειροκίνητη διαδικασία | Γενικό OCR | Nika |
|---|---|---|---|
| Κάλυψη ροής εργασίας | Κάθε στάδιο ξεχωριστά: άνοιγμα, διάβασμα, καταχώρηση, αρχειοθέτηση | Καλύπτει καταγραφή ή εισαγωγή, όχι όλη την αλυσίδα | Από άφιξη σε αρχειοθετημένη εγγραφή με καθημερινή σύνοψη |
| Δρομολόγηση έγκρισης | Αναζητάτε εγκριτές με email ή αυτοπροσώπως | Βασική ουρά, χωρίς συνέχεια | Αβέβαια πεδία σε ουρά με εικασία και πλαίσιο εγγράφου |
| Ορατότητα | Ελέγχετε κάθε τιμολόγιο για να ξέρετε την κατάσταση | Δεν παρέχεται σύνοψη | Καθημερινή σύνοψη: τι επεξεργάστηκε, τι περιμένει, τι χρειάζεται προσοχή |
| Αποθήκευση εγγράφων | Χειροκίνητη αρχειοθέτηση σε φακέλους | Αποτέλεσμα που οργανώνετε εσείς | Πρωτότυπο αποθηκευμένο μαζί με τη δομημένη εγγραφή |
| Μοντέλο τιμολόγησης | Ο χρόνος σας ή ωριαία αμοιβή λογιστή | Μηνιαία συνδρομή ανά χρήστη | Από 0,40 € ανά τιμολόγιο, χωρίς συνδρομή |
Ειλικρινή Όρια
Η Nika αυτοματοποιεί τη ροή αρχειοθέτησης τιμολογίων. Δεν εκτελεί πληρωμές, δεν κάνει αντιστοίχιση εντολών αγοράς χωρίς ρύθμιση και δεν ενσωματώνεται με κάθε λογιστική πλατφόρμα.
Ξεκινώντας
- 1Δημιουργήστε μια αποκλειστική διεύθυνση email για εισερχόμενα τιμολόγια προμηθευτών
- 2Συνδέστε το email με τη Nika ώστε να το παρακολουθεί όλη την ημέρα
- 3Στείλτε μια παρτίδα 10 έως 20 πρόσφατων τιμολογίων ως δοκιμή
- 4Ελέγξτε τα πρώτα στοιχεία στην ουρά έγκρισης και επιβεβαιώστε ή διορθώστε
- 5Μοιραστείτε το δομημένο αποτέλεσμα με τον λογιστή σας για επιβεβαίωση μορφής
- 6Θέστε τη ρουτίνα: νέα τιμολόγια στο email, ελέγχετε τη σύνοψη, ο λογιστής ανασκοπεί
Συχνές Ερωτήσεις
Ποια η διαφορά αυτοματοποίησης τιμολογίων και OCR;
Το OCR είναι ένα βήμα: διάβασμα κειμένου από σάρωση. Η αυτοματοποίηση είναι η πλήρης ροή: παραλαβή, διάβασμα, εξαγωγή, έγκριση, αρχειοθέτηση. Το OCR είναι στοιχείο της αυτοματοποίησης.
Πόσος χρόνος χρειάζεται για ένα τιμολόγιο;
Για καθαρά τυπωμένο τιμολόγιο χωρίς αβέβαια πεδία, δευτερόλεπτα. Τα τιμολόγια που χρειάζονται επιβεβαίωση παραμένουν στην ουρά έως ότου απαντήσετε.
Τι γίνεται αν κανείς δεν ελέγχει το ελεγχόμενο email;
Η Nika παρακολουθεί το email για εσάς, οπότε δεν χρειάζεται να το ελέγχετε οι ίδιοι. Διαβάζει τα εισερχόμενα τιμολόγια όλη την ημέρα, τα επεξεργάζεται και σας στέλνει καθημερινή σύνοψη. Η μόνη ενέργεια που απαιτείται είναι η ανασκόπηση των σημειωμένων πεδίων στην ουρά έγκρισης. Αν το email είναι εκτός λειτουργίας, η Nika σας ειδοποιεί.
Πώς χειρίζεται η Nika νέο προμηθευτή που στέλνει τιμολόγιο για πρώτη φορά;
Η Nika εξάγει το όνομα του προμηθευτή και τα πεδία του τιμολογίου ανεξάρτητα από το αν τον έχει ξαναδεί. Ένας νέος προμηθευτής σημαίνει απλώς ότι δεν υπάρχει προηγούμενο ιστορικό, οπότε μπορεί να σημειώσει περισσότερα πεδία για επιβεβαίωση στο πρώτο τιμολόγιο. Όταν επιβεβαιώσετε, τα επόμενα τιμολόγια επεξεργάζονται με λιγότερες σημειώσεις. Δεν χρειάζεται να καταχωρήσετε προμηθευτές εκ των προτέρων.