OCR Τιμολογίων
Το OCR τιμολογίων διαβάζει κείμενο από σαρωμένα ή φωτογραφημένα τιμολόγια και το μετατρέπει σε δεδομένα αναγνώσιμα από μηχανή. Η Nika χρησιμοποιεί OCR ως πρώτο βήμα, μετά εξάγει όνομα προμηθευτή, ημερομηνίες, ποσά, ΦΠΑ και γραμμές σε δομημένα πεδία, σας ρωτά πριν μαντέψει και αρχειοθετεί. Από 0,40 € ανά τιμολόγιο.
Τι Είναι
Το OCR είναι η τεχνολογία που μετατρέπει μια εικόνα κειμένου σε πραγματικό κείμενο. Σε ένα τιμολόγιο, σημαίνει να πάρετε ένα σαρωμένο PDF και να αναγνωρίσετε τα γράμματα και τους αριθμούς ώστε να μην χρειάζεται να τους ξαναπληκτρολογήσετε. Αλλά το raw OCR μόνο του δεν αρκεί για λογιστική: παίρνετε έναν τοίχο κειμένου, αλλά πρέπει να βρείτε ποιος αριθμός είναι το σύνολο του τιμολογίου, ποιος ο ΦΠΑ, ποιος ο ΑΦΜ του προμηθευτή και πού τελειώνει μια γραμμή και αρχίζει η επόμενη. Η Nika συνδυάζει OCR με εξαγωγή πεδίων, ώστε το αποτέλεσμα δεν είναι απλώς αναγνωρισμένο κείμενο αλλά δομημένα δεδομένα τιμολογίου, με ετικέτες και έτοιμα για τα αρχεία σας. Η μηχανή OCR αναλαμβάνει την ανάγνωση, η εξαγωγή πεδίων την ερμηνεία, και η ουρά έγκρισης την αβεβαιότητα.
Πώς Λειτουργεί
- ✓Ένα σαρωμένο ή φωτογραφημένο τιμολόγιο φτάνει στο email
- ✓Το OCR διαβάζει όλο το κείμενο, συμπεριλαμβανομένων σαρώσεων χαμηλής ποιότητας
- ✓Η εξαγωγή πεδίων αναγνωρίζει κάθε σχετικό πεδίο: προμηθευτή, ημερομηνία, σύνολο, ΦΠΑ
- ✓Η Nika ελέγχει εσωτερική συνοχή, π.χ. αν οι γραμμές αθροίζουν στο δηλωμένο σύνολο
- ✓Η Nika επισημαίνει πεδία με χαμηλή εμπιστοσύνη OCR και τα τοποθετεί σε ουρά
- ✓Μετά την επιβεβαίωση, τα δομημένα δεδομένα αρχειοθετούνται με το πρωτότυπο έγγραφο
Τι Το Διαφέρει
Το αυτόνομο OCR σας δίνει το κείμενο και εσείς αποφασίζετε τι σημαίνει ο καθένας αριθμός και τον πληκτρολογείτε κάπου χρήσιμα. Η Nika συνδυάζει OCR με εξαγωγή πεδίων ειδικά για τιμολόγια, ώστε το αποτέλεσμα πηγαίνει απευθείας σε δομημένη εγγραφή αντί για ένα κείμενο που πρέπει να ερμηνεύσετε. Ελέγχει επίσης εσωτερική συνοχή, όπως αν οι γραμμές αθροίζουν στο δηλωμένο σύνολο, και επισημαίνει αποκλίσεις. Η διαφορά είναι μεταξύ ωμού κειμένου και αρχειοθετημένων δεδομένων που είναι ήδη με ετικέτα, επικυρωμένα και αποθηκευμένα με το έγγραφο προέλευσης.
Για Ποιον Είναι
Το OCR τιμολογίων αφορά επιχειρήσεις που δέχονται πολλές σαρωμένες ή φωτογραφημένες τιμολόγιο αντί για καθαρά ψηφιακά PDF. Αν οι προμηθευτές σας στέλνουν σαρώσεις, χάρτινα τιμολόγια που φωτογραφίζετε, ή έγγραφα μέσω πυλών που εξάγουν εικόνες, το OCR είναι η γέφυρα μεταξύ αυτής της εικόνας και του λογιστικού σας συστήματος. Ταιριάζει σε επιχειρήσεις σε τεχνικά επαγγέλματα, κατασκευές, ξενοδοχεία και λιανική όπου οι μορφές τιμολογίων ποικίλλουν και τα ψηφιακά PDF δεν είναι δεδομένα. Είναι λιγότερο σχετικό αν κάθε προμηθευτής στέλνει καθαρά PDF με βάση κείμενο που δεν χρειάζονται OCR, ή αν έχετε ήδη ροή σάρωσης που χειρίζεται όλη την αλυσίδα εξαγωγής.
Σύγκριση
| Παράγοντας | Χειροκίνητη καταχώρηση | Γενικό OCR | Nika |
|---|---|---|---|
| Από εικόνα σε δεδομένα | Πληκτρολογείτε κάθε πεδίο από τη σάρωση με το χέρι | Το OCR δίνει κείμενο, αντιστοιχίζετε πεδία χειροκίνητα | OCR συν εξαγωγή πεδίων σε ένα βήμα, με ετικέτα και δομή |
| Χειρισμός χαμηλής εμπιστοσύνης | Ελέγχετε ξανά τιμές έναντι του πρωτοτύπου | Κείμενο χαμηλής εμπιστοσύνης εισάγεται σιωπηλά | Σημειώνεται και μπαίνει σε ουρά για επιβεβαίωση |
| Έλεγχοι εσωτερικής συνοχής | Επαληθεύετε χειροκίνητα τα σύνολα | Κανένας έλεγχος συνοχής | Γραμμές ελέγχονται έναντι του δηλωμένου συνόλου |
| Αποθήκευση εγγράφων | Αρχειοθετείτε το πρωτότυπο ξεχωριστά | Μόνο κείμενο, χωρίς αρχειοθέτηση | Η αρχική εικόνα αποθηκεύεται με τη δομημένη εγγραφή |
| Μοντέλο τιμολόγησης | Ο χρόνος σας ή η ωριαία αμοιβή λογιστή | Μηνιαία συνδρομή ή χρέωση ανά σελίδα | Από 0,40 € ανά επεξεργασμένο τιμολόγιο, χωρίς συνδρομή |
| Μορφή αποτελέσματος | Μια γραμμή στο σύστημά σας | Ωμό κείμενο ή υπολογιστικό φύλλο | Δομημένη εγγραφή που ο λογιστής σας μπορεί να εισαγάγει |
Ειλικρινή Όρια
Η ακρίβεια OCR εξαρτάται από την ποιότητα του εγγράφου. Ένα καθαρό ψηφιακό PDF είναι σχεδόν τέλειο και μια καθαρή φωτογραφία τηλεφώνου από τυπωμένο τιμολόγιο είναι πολύ καλή. Μια φωτογραφία τηλεφώνου από τσαλακωμένη απόδειξη σε κακό φωτισμό, ή ένα φαξ που έχει σαρωθεί ξανά πολλές φορές, θα έχει λάθη. Η Nika το μετριάζει με την ουρά έγκρισης για πεδία χαμηλής εμπιστοσύνης, αλλά δεν μπορεί να διαβάσει έγγραφα που είναι πραγματικά δυσανάγνωστα και σε άνθρωπο. Τα χειρόγραφα τιμολόγια παραμένουν η δυσκολότερη περίπτωση και τα πλήρως χειρόγραφα έγγραφα συνήθως χρειάζονται χειροκίνητη ανασκόπηση. Επίσης δεν μεταφράζει τιμολόγια μεταξύ γλωσσών, οπότε ένα ελληνικό τιμολόγιο παραμένει στα ελληνικά.
Ξεκινώντας
- 1Εντοπίστε ποιοι προμηθευτές στέλνουν σαρωμένα ή φωτογραφημένα τιμολόγιο αντί για ψηφιακά PDF
- 2Ρυθμίστε το ελεγχόμενο email και δρομολογήστε εκεί τα τιμολόγια αυτών των προμηθευτών
- 3Στείλτε μια δοκιμαστική παρτίδα των χειρότερων σαρώσεών σας για να δείτε πώς το OCR και η εξαγωγή πεδίων τα χειρίζονται
- 4Ελέγξτε τα στοιχεία της ουράς έγκρισης για να βαθμονομήσετε τις προσδοκίες σας για την ακρίβεια
- 5Επιβεβαιώστε τη μορφή του δομημένου αποτελέσματος με τον λογιστή ή το λογιστή σας
- 6Ενσωματώστε την καθημερινή σύνοψη OCR στη ρουτίνα σας ώστε τα σημειωμένα να επιβεβαιώνονται έγκαιρα
Συχνές Ερωτήσεις
Μπορεί το OCR να διαβάσει χειρόγραφα τιμολόγια;
Τα χειρόγραφα τιμολόγια είναι η δυσκολότερη περίπτωση. Αν και η Nika μπορεί να διαβάσει καθαρά χειρόγραφα νούμερα, η ακρίβεια είναι χαμηλότερη. Θα επισημάνει κάθε χειρόγραφο πεδίο για επιβεβαίωση. Για πλήρως χειρόγραφα έγγραφα, η χειροκίνητηレビュー παραμένει η αξιόπιστη οδός.
Λειτουργεί το OCR σε οποιαδήποτε γλώσσα;
Η Nika χειρίζεται τιμολόγια στα Αγγλικά, Ελληνικά και άλλες λατινογενείς γλώσσες καλά. Το Κυριλλικό αλφάβητο υποστηρίζεται. Για αλφάβητα όπως Αραβικά ή Κινεζικά, η ποιότητα πέφτει σημαντικά.
Τι γίνεται αν μια σάρωση είναι πολύ χαμηλής ποιότητας;
Η Nika θα εξάγει ό,τι μπορεί να διαβάσει με εμπιστοσύνη και θα σημειώσει τα υπόλοιπα. Δεν μαντεύει σιωπηλά σε υποβαθμισμένο κείμενο. Αν ένα έγγραφο είναι δυσανάγνωστο ακόμα και σε άνθρωπο, το OCR δεν μπορεί να το ανακτήσει και θα χρειαστείτε καθαρότερο αντίγραφο.
Μπορεί το OCR να χειριστεί πολυσέλιδα τιμολόγια;
Ναι. Η Nika διαβάζει όλες τις σελίδες ενός πολυσέλιδου τιμολογίου και ενοποιεί τα δεδομένα σε μία εγγραφή. Οι γραμμές που εκτείνονται σε πολλές σελίδες ομαδοποιούνται και το σύνολο ελέγχεται έναντι του αθροίσματος όλων των γραμμών.