Αυτοματοποίηση Τραπεζικού Συμφωνητικού
Η αυτοματοποίηση τραπεζικού συμφωνητικού αντιστοιχεί τις συναλλαγές στον τραπεζικό σας λογαριασμό με τα αντίστοιχα τιμολόγια στις εγγραφές σας. Η Nika μειώνει τη χειροκίνητη εργασία προ-αντιστοιχίζοντας συναλλαγές με αρχειοθετημένα έγγραφα βάσει ποσού, ημερομηνίας και προμηθευτή.
Τι Είναι
Το τραπεζικό συμφωνητικό είναι η επιβεβαίωση ότι κάθε συναλλαγή στον τραπεζικό λογαριασμό αντιστοιχεί σε εγγραφή στα βιβλία σας. Έτσι εντοπίζετε ελλείψεις, διπλές πληρωμές και τραπεζικά λάθη. Παραδοσιακά γίνεται χειροκίνητα, γραμμή προς γραμμή. Η αυτοματοποίηση προ-αντιστοιχεί τα προφανή ζεύγη και αφήνει μόνο τις εξαιρέσεις για ανθρώπινο έλεγχο.
Πώς Λειτουργεί
- ✓Η Nika συγκρίνει κάθε τραπεζική συναλλαγή με αρχειοθετημένα τιμολόγια βάσει ποσού, ημερομηνίας
- ✓Οι καθαρές αντιστοιχίσεις σημειώνονται ως συμφωνημένες
- ✓Οι συναλλαγές χωρίς έγγραφο επισημαίνονται ως εξαιρέσεις
- ✓Ελέγχετε τις εξαιρέσεις: βρίσκετε το έγγραφο ή τη σημειώνετε ως προσωπική
- ✓Η σύνοψη δείχνει αριθμό αντιστοιχισμένων, εξαιρέσεων και σύνολο μη αντιστοιχισμένου ποσού
Τι Το Διαφέρει
Τα πλήρη εργαλεία συμφωνητικού απαιτούν να έχετε ήδη καταχωρήσει όλα τα έγγραφα. Η Nika αρχειοθετεί πρώτα τα έγγραφα και μετά τα προ-αντιστοιχεί με τραπεζικές συναλλαγές.
Για Ποιον Είναι
Αυτή η δυνατότητα ωφελεί επιχειρήσεις που επεξεργάζονται 20 ή περισσότερες τραπεζικές συναλλαγές μηνιαίως και προς το παρόν συμφωνούν χειροκίνητα σε υπολογιστικά φύλλα ή χαρτί. Αν ο λογιστής σας ξοδεύει ώρες κάθε μήνα αντιστοιχίζοντας γραμμές statements με τιμολόγια μία προς μία, η Nika αφαιρεί τα προφανή ζεύγη και αφήνει μόνο τις πραγματικές εξαιρέσεις για ανθρώπινο έλεγχο. Ταιριάζει σε επιχειρήσεις που αρχειοθετούν ήδη τιμολόγια προμηθευτών μέσω της Nika ή άλλου συστήματος εγγράφων, επειδή η ποιότητα συμφωνίας εξαρτάται από την ύπαρξη ήδη καταχωρημένων πηγαίων εγγράφων. Είναι λιγότερο χρήσιμη για επιχειρήσεις με πολύ λίγες μηνιαίες συναλλαγές ή για όσες οι τραπεζικές τους δηλώσεις συμφωνούν ήδη πλήρως από αυτοματοποιημένη λογιστική πλατφόρμα με ζωντανές τροφοδοσίες.
Σύγκριση
| Παράγοντας | Χειροκίνητη συμφωνία | Γενικό εργαλείο | Nika |
|---|---|---|---|
| Χρόνος ανά συμφωνία | 2 έως 4 ώρες για μήνα συναλλαγών | 1 έως 2 ώρες, αλλά μόνο αφού καταχωρηθούν όλα τα έγγραφα | Λεπτά για έλεγχο εξαιρέσεων, η προ-αντιστοίχιση είναι αυτόματη |
| Ακρίβεια αντιστοίχισης | Εξαρτάται από το άτομο, λάθη από κούραση | Υψηλή για ακριβείς αντιστοιχίσεις, χάνει τις ασαφείς | Προ-αντιστοιχεί βάσει ποσού, ημερομηνίας και προμηθευτή |
| Χειρισμός εξαιρέσεων | Ψάχνετε χειροκίνητα στη δήλωση | Επισημαίνει χωρίς συνέχεια | Επισημαίνει με τα πιο κοντινά έγγραφα εμφανή |
| Σύνδεση εγγράφων | Σταυροαναφέρετε χαρτιά ή φακέλους | Απαιτούνται όλα τα έγγραφα προ-καταχωρημένα | Πηγαία έγγραφα ήδη αρχειοθετημένα, συνδέονται κατά την αντιστοίχιση |
| Τραπεζική σύνδεση | Χαρτί ή PDF statements | Ζωντανές τροφοδοσίες απαιτούν αποθήκευση διαπιστευτηρίων | Εξαγωγές statements, χωρίς αποθήκευση διαπιστευτηρίων |
Ειλικρινή Όρια
Η Nika κάνει προ-αντιστοίχιση και επισήμανση εξαιρέσεων. Δεν κάνει τελική έγκριση συμφωνητικού, δεν χειρίζεται πολύπλοκες πληρωμές πολλών τιμολογίων χωρίς χειροκίνητη ομαδοποίηση. Ο λογιστής σας πρέπει να ελέγχει την τελική συμφωνία.
Ξεκινώντας
- 1Εξάγετε την τελευταία τραπεζική σας δήλωση ως CSV, PDF ή OFX από την τραπεζική πύλη
- 2Προωθήστε την εξαγωγή στο email που παρακολουθεί η Nika ή ανεβάστε την απευθείας
- 3Η Nika προ-αντιστοιχεί κάθε συναλλαγή με αρχειοθετημένα τιμολόγια βάσει ποσού, ημερομηνίας
- 4Ελέγξτε τις επισημασμένες εξαιρέσεις: βρείτε έγγραφα ή σημειώστε ως προσωπικές
- 5Εγκρίνετε τη σύνοψη συμφωνίας και μοιραστείτε την με τον λογιστή σας
Συχνές Ερωτήσεις
Συνδέεται η Nika απευθείας με τον τραπεζικό μου λογαριασμό;
Η Nika δουλεύει με εξαγωγές τραπεζικών δηλώσεων (CSV, PDF, OFX) αντί για ζωντανές τροφοδοσίες. Αυτό αποφεύγει τον κίνδυνο αποθήκευσης τραπεζικών διαπιστευτηρίων.
Μπορεί η Nika να συμφωνήσει συναλλαγές χωρίς ανθρώπινο έλεγχο;
Όχι, και αυτό είναι σκόπιμο. Η Nika προ-αντιστοιχεί τις σαφείς συναλλαγές και επισημαίνει τις υπόλοιπες. Η τελική συμφωνία απαιτεί ανθρώπινη κρίση για τις εξαιρέσεις.
Ποιες μορφές τραπεζικών δηλώσεων δέχεται η Nika;
Η Nika δουλεύει με εξαγωγές CSV, PDF και OFX από τις περισσότερες τραπεζικές πύλες. Το CSV είναι το πιο αξιόπιστο. Τα PDF διαβάζονται με OCR αλλά ενδέχεται να παράγουν περισσότερες επισημειωμένες εξαιρέσεις. Το OFX υποστηρίζεται για τράπεζες με δομημένη εξαγωγή. Η Nika δεν συνδέεται σε ζωντανές τροφοδοσίες, οπότε εξάγετε τη δήλωση εσείς κάθε περίοδο.
Πώς χειρίζεται η Nika διαιρεμένες πληρωμές που καλύπτουν πολλαπλά τιμολόγια;
Η Nika επισημαίνει τις διαιρεμένες και μερικές πληρωμές ως εξαιρέσεις αντί να τις ομαδοποιεί αυτόματα. Όταν μια συναλλαγή καλύπτει δύο ή περισσότερα τιμολόγια, η αντιστοίχιση είναι ασαφής και απαιτεί ανθρώπινη κρίση. Η Nika σας δείχνει τη συναλλαγή μαζί με τα υποψήφια τιμολόγια για να επιβεβαιώσετε την ομαδοποίηση. Αυτό είναι σκόπιμο: η αυτόματη ομαδοποίηση χωρίς επιβεβαίωση ρισκάρει σιωπηλή λάθος κατανομή στα βιβλία σας.