Καταγραφή Εξόδων
Η καταγραφή εξόδων είναι η αυτόματη διαδικασία μετατροπής αποδείξεων και τιμολογίων σε δομημένες εγγραφές εξόδων. Η Nika διαβάζει κάθε έγγραφο, εξάγει προμηθευτή, ημερομηνία, ποσό, φόρο, κατηγοριοποιεί και αρχειοθετεί. Από 0,40 € ανά έγγραφο.
Τι Είναι
Κάθε επιχείρηση ξοδεύει μέσω πολλαπλών καναλιών: τιμολόγια προμηθευτών, αποζημιώσεις, μικρομετρητά, πληρωμές κάρτας. Κάθε δαπάνη παράγει έγγραφο που πρέπει να καταγραφεί, κατηγοριοποιηθεί και αποθηκευθεί. Η αυτοματοποίηση αντικαθιστά τη χειροκίνητη καταχώρηση με αυτόματη εξαγωγή.
Πώς Λειτουργεί
- ✓Τα έγγραφα εξόδων φτάνουν στο email ή προωθούνται από οποιαδήποτε συσκευή
- ✓Η Nika διαβάζει και εξάγει προμηθευτή, ημερομηνία, ποσό και φόρο
- ✓Επιχειρεί να κατηγοριοποιήσει το έξοδο βάσει προμηθευτή
- ✓Οι αβέβαιες κατηγοριοποιήσεις πάνε σε ουρά
- ✓Η τελική εγγραφή περιλαμβάνει την αρχική εικόνα για έλεγχο
Τι Το Διαφέρει
Οι εφαρμογές παρακολούθησης εξόδων απαιτούν χειροκίνητη κατηγοριοποίηση. Η Nika επιχειρεί την κατηγορία αυτόματα βάσει προμηθευτή.
Για Ποιον Είναι
Για επιχειρήσεις με έξοδα σε πολλαπλά κανάλια — τιμολόγια προμηθευτών, αποζημιώσεις, μικρομετρητά, πληρωμές κάρτας και διαδικτυακές συνδρομές — η καταγραφή εξόδων κεντρικοποιεί κάθε έγγραφο δαπάνης σε δομημένες εγγραφές. Ταιριάζει σε ιδρυτές και υπευθύνους γραφείου που κυνηγούν αποδείξεις σε email, πορτοφόλια και εφαρμογές. Βοηθά λογιστές που θέλουν κατηγοριοποιημένα δεδομένα έξωδων έτοιμα για κλείσιμο μήνα αντί για στοίβα μη ταξινομημένων φωτογραφιών. Επιλέξιμες επιχειρήσεις λιανικής, συμβούλων, ξενοδοχείων, πρακτορείων και υπηρεσιών πεδίου με συχνές μικρές αγορές. Ταιριάζει λιγότερο σε επιχειρήσεις με πολύ λίγες συναλλαγές ή σε όσες τα έξοδα διαχειρίζονται ήδη πλήρως από εταιρική πλατφόρμα εξόδων.
Σύγκριση
| Παράγοντας | Χειροκίνητη παρακολούθηση | Εφαρμογή εξόδων | Nika |
|---|---|---|---|
| Καταγραφή | Φωτογραφίζετε ή αρχειοθετείτε κάθε απόδειξη χειροκίνητα | Φωτογράφιση, αλλά εσείς βάζετε ετικέτα | Έγγραφα από email ή προωθημένα από οποιαδήποτε συσκευή |
| Κατηγοριοποίηση | Αναθέτετε κατηγορία σε κάθε έξοδο | Κατηγοριοποιείτε μετά τη καταγραφή | Αυτόματη κατηγοριοποίηση βάσει προμηθευτή με επιβεβαίωση |
| Αποθήκευση | Αποδείξεις σε κουτιά ή τυχαίους φακέλους | Βιβλιοθήκη φωτογραφιών με χειροκίνητη οργάνωση | Δομημένες εγγραφές με το πρωτότυπο έγγραφο συνημμένο |
| Λείπουν αποδείξεις | Ανακαλύπτετε κενά στο τέλος μήνα ή στον έλεγχο | Εξαρτάται από την πειθαρχία του χρήστη | Email αποδείξεις καταγράφονται αυτόματα, μειώνοντας κενά |
| Ετοιμότητα φόρου | Συντάσσετε εγγραφές χειροκίνητα κατά τη φορολογία | Η εξαγωγή απαιτεί χειροκίνητη διόρθωση | Κατηγοριοποιημένες, τεκμηριωμένες εγγραφές έτοιμες για λογιστή |
Ειλικρινή Όρια
Η Nika καταγράφει έξοδα από έγγραφα. Δεν συνδέεται με ζωντανές τροφοδοσίες πιστωτικών καρτών και δεν επιβάλλει πολιτικές δαπανών.
Ξεκινώντας
- 1Ρυθμίστε ένα αποκλειστικό email για έγγραφα εξόδων: αποδείξεις, τιμολόγια, επιβεβαιώσεις
- 2Συνδέστε το email με τη Nika ώστε να το παρακολουθεί όλη την ημέρα
- 3Προωθήστε αποδείξεις από το κινητό σας ή ζητήστε από υπαλλήλους να στέλνουν έγγραφα
- 4Στείλτε μια παρτίδα 15 έως 20 τυπικών εγγράφων για βαθμονόμηση κατηγοριοποίησης
- 5Ελέγξτε την πρώτη ουρά έγκρισης και επιβεβαιώστε ή διορθώστε τις κατηγορίες
- 6Μοιραστείτε τις δομημένες εγγραφές εξόδων με τον λογιστή σας για κλείσιμο μήνα
Συχνές Ερωτήσεις
Μπορεί η Nika να καταγράψει έξοδα από email αποδείξεις;
Ναι. Οι αποδείξεις email από διαδικτυακές υπηρεσίες μπορούν να προωθηθούν. Η Nika διαβάζει το σώμα ή το συνημμένο.
Πώς λειτουργεί η κατηγοριοποίηση;
Η Nika χρησιμοποιεί το όνομα προμηθευτή για να προτείνει κατηγορία. Για προμηθευτές που εκτείνονται σε κατηγορίες, ρωτά.
Μπορεί η Nika να καταγράψει έξοδα πληρωμένα από προσωπικό λογαριασμό;
Η Nika επεξεργάζεται έγγραφα ανεξάρτητα από τον λογαριασμό πληρωμής. Αν ένας υπάλληλος πληρώσει επαγγελματικό έξοδο με προσωπική κάρτα και προωθήσει την απόδειξη, η Nika την καταγράφει και κατηγοριοποιεί. Η εγγραφή σημειώνει ότι είναι υποψήφια αποζημίωση. Η επεξεργασία της αποζημίωσης γίνεται μέσω της κανονικής σας ροής. Η Nika χειρίζεται την πλευρά του εγγράφου, όχι της πληρωμής.
Καταγράφει η Nika χιλιομετρικά και ταξιδιωτικά έξοδα;
Η Nika καταγράφει έξοδα από έγγραφα: αποδείξεις, τιμολόγια και επιβεβαιώσεις email. Δεν παρακολουθεί αυτόματα χιλιόμετρα GPS, επειδή τα χιλιόμετρα δεν είναι έγγραφο. Αν χρησιμοποιείτε εφαρμογή παρακολούθησης που παράγει συνοπτική αναφορά, μπορείτε να την προωθήσετε ως έγγραφο και η Nika θα την αρχειοθετήσει. Για αυτόματη καταγραφή χιλιομέτρων, χρησιμοποιήστε ειδική εφαρμογή παράλληλα με τη Nika.