Επεξεργασία Τιμολογίων με AI
Η επεξεργασία τιμολογίων με AI είναι η αυτόματη καταγραφή δεδομένων από τιμολόγια προμηθευτών. Η Nika διαβάζει κάθε τιμολόγιο, εξάγει όνομα προμηθευτή, ημερομηνία, αριθμό, ποσά και ΦΠΑ, σας ρωτά πριν μαντέψει κάτι αβέβαιο και αρχειοθετεί το έγγραφο στα αρχεία σας. Από 0,40 € ανά τιμολόγιο, χωρίς μηνιαία συνδρομή.
Τι Είναι
Η επεξεργασία τιμολογίων είναι η πιο χρονοβόρα λογιστική εργασία για μικρές επιχειρήσεις. Κάθε τιμολόγιο που φτάνει με email ή ταχυδρομείο πρέπει να διαβαστεί, να πληκτρολογηθεί, να ελεγχθεί και να αποθηκευτεί. Για μια επιχείρηση με 40 τιμολόγια τον μήνα, αυτό σημαίνει 2 έως 3 ώρες επαναλαμβανόμενης καταχώρησης κάθε εβδομάδα, και η εργασία είναι εξ ολοκλήρου προβλέψιμη: ανοίγετε το έγγραφο, βρίσκετε τα ίδια πεδία περίπου στην ίδια θέση, τα πληκτρολογείτε. Η επεξεργασία με AI αντικαθιστά το χειροκίνητο βήμα πληκτρολόγησης. Το έγγραφο φτάνει σε ένα email που παρακολουθεί η Nika, το διαβάζει, εξάγει τα δομημένα δεδομένα, σημειώνει ό,τι δεν είναι σίγουρη και το αρχειοθετεί μέσα σε λεπτά. Ο ανθρώπινος ελεγκτής βλέπει μόνο ό,τι το AI επισήμανε ως αβέβαιο, μετατρέποντας ώρες μηχανικής πληκτρολόγησης σε λίγα δευτερόλεπτα επιβεβαίωσης ή διόρθωσης.
Πώς Λειτουργεί
- ✓Τα τιμολόγια φτάνουν σε ένα αποκλειστικό email που παρακολουθεί η Nika όλη την ημέρα
- ✓Διαβάζει κάθε έγγραφο και εξάγει κάθε πεδίο: προμηθευτή, ημερομηνία, αριθμό, ποσά, ΦΠΑ
- ✓Αν κάποιο πεδίο είναι ασαφές, το τοποθετεί σε ουρά με την καλύτερη εικασία και μια ερώτηση
- ✓Επιβεβαιώνετε ή διορθώνετε με μια κίνηση και αρχειοθετεί το έγγραφο
- ✓Λαμβάνετε μια σύνοψη κάθε βράδυ: τι ολοκληρώθηκε, τι περιμένει, τι χρειάζεται προσοχή
- ✓Τα αρχειοθετημένα έγγραφα αποθηκεύονται μαζί με τα δομημένα δεδομένα ώστε το πρωτότυπο να είναι πάντα διαθέσιμο
Τι Το Διαφέρει
Τα γενικά εργαλεία OCR σας δίνουν ωμό κείμενο από μια σάρωση και εσείς εξακολουθείτε να πληκτρολογείτε στο λογιστικό σας σύστημα, να εντοπίζετε ποιος αριθμός είναι το σύνολο και ποιος ο ΦΠΑ, και να αποφασίζετε σε ποιο πεδίο ανήκει κάθε τιμή. Η Nika πηγαίνει από έγγραφο σε αρχειοθετημένη εγγραφή, όχι μόνο από έγγραφο σε κείμενο. Κατανοεί τη δομή του τιμολογίου, οπότε ξέρει τη διαφορά μεταξύ ονόματος προμηθευτή και περιγραφής γραμμής. Επίσης ρωτά πριν μαντέψει, πράγμα που σημαίνει ότι καμία αβέβαιη πληροφορία δεν μπαίνει στα βιβλία σας χωρίς προηγούμενη ανθρώπινη επιβεβαίωση. Το αποτέλεσμα είναι μια δομημένη εγγραφή έτοιμη για τον λογιστή σας, όχι ένας τοίχος κειμένου που χρειάζεται ακόμα ερμηνεία.
Για Ποιον Είναι
Η επεξεργασία τιμολογίων με AI είναι χτισμένη για μικρομεσαίες επιχειρήσεις που δέχονται σταθερή ροή τιμολογίων προμηθευτών και ξοδεύουν ώρες κάθε εβδομάδα σε χειροκίνητη καταχώρηση. Αν είστε ιδρυτής ή ιδιοκτήτης που κάνετε τη λογιστική μόνοι σας τα βράδια, η Nika σας επιστρέφει αυτόν τον χρόνο. Αν έχετε λογιστή, αφαιρεί την πληκτρολόγηση από το πρόγραμμά του ώστε να επικεντρωθεί σε εξαιρέσεις και εργασίες τέλους μήνα. Ταιριάζει σε επιχειρήσεις λιανικής, συμβούλων, κατασκευών, πρακτορείων και ξενοδοχείων που λαμβάνουν τιμολόγια με email ή ταχυδρομείο. Ταιριάζει λιγότερο σε επιχειρήσεις με ένα μόνο μεγάλο τιμολόγιο τον μήνα ή σε μεγάλους οργανισμούς που διαθέτουν ήδη πλήρη πλατφόρμα procure-to-pay με αποκλειστικό προσωπικό AP.
Σύγκριση
| Παράγοντας | Χειροκίνητη καταχώρηση | Γενικό OCR | Nika |
|---|---|---|---|
| Χρόνος ανά τιμολόγιο | 2 έως 5 λεπτά πληκτρολόγησης και ελέγχου | 1 έως 2 λεπτά συν χειροκίνητη αντιστοίχιση πεδίων | Δευτερόλεπτα, με επιβεβαίωση ενός αγγίγματος |
| Αποτέλεσμα | Μια γραμμή στο λογιστικό σας σύστημα | Ωμό κείμενο που ερμηνεύετε εσείς | Δομημένη, αρχειοθετημένη εγγραφή με το πρωτότυπο |
| Χειρισμός αβέβαιων δεδομένων | Εντοπίζετε λάθη κατά τη χειροκίνητη ανασκόπηση | Κείμενο χαμηλής εμπιστοσύνης καταχωρείται σιωπηλά | Σημειώνεται και μπαίνει σε ουρά πριν την αρχειοθέτηση |
| Μοντέλο τιμολόγησης | Ο χρόνος σας ή η ωριαία αμοιβή λογιστή | Μηνιαία συνδρομή ανά χρήστη | Από 0,40 € ανά επεξεργασμένο τιμολόγιο, χωρίς συνδρομή |
| Αποθήκευση εγγράφων | Χειροκίνητη αρχειοθέτηση σε φάκελο ή σύστημα | Οργανώνετε το αποτέλεσμα μόνοι σας | Το πρωτότυπο αποθηκεύεται μαζί με τα δομημένα δεδομένα |
| Καθημερινή ορατότητα | Παρακολουθείτε μόνοι σας τι έγινε | Δεν παρέχεται σύνοψη | Σύνοψη σε απλή γλώσσα κάθε βράδυ |
Ειλικρινή Όρια
Η Nika επεξεργάζεται τιμολόγια προμηθευτών. Δεν υποβάλλει τους φόρους σας, δεν τρέχει μισθοδοσία, δεν συμφωνεί τραπεζικούς λογαριασμούς και δεν σας εκπροσωπεί ενώπιον της εφορίας. Για αυτές τις εργασίες χρειάζεστε ακόμα έναν ανθρώπινο λογιστή. Η ακρίβεια σε καθαρά τυπωμένα τιμολόγια είναι υψηλή, αλλά πέφτει σε χειρόγραφα, σε βαριά υποβαθμισμένες σαρώσεις ή σε τιμολόγια σε γλώσσες που δεν έχει εκπαιδευτεί η Nika, οπότε τα αβέβαια πεδία μπαίνουν σε ουρά για επιβεβαίωση αντί να καταχωρούνται σιωπηρά. Επίσης δεν μπορεί να επεξεργαστεί τιμολόγια σε αρχεία ZIP με κωδικό ή πίσω από πύλες προμηθευτών που απαιτούν σύνδεση χωρίς συγκεκριμένη ενσωμάτωση. Η καλύτερη διάταξη είναι Nika για καθημερινή αρχειοθέτηση και ανθρώπινος λογιστής για τριμηνιαία ανασκόπηση, συμμόρφωση και συμβουλευτική.
Ξεκινώντας
- 1Ρυθμίστε μια αποκλειστική διεύθυνση email που δέχεται τα τιμολόγια προμηθευτών σας, ή προωθήστε τα υπάρχοντα
- 2Συνδέστε αυτό το email με τη Nika ώστε να μπορεί να το παρακολουθεί όλη την ημέρα
- 3Στείλτε μια παρτίδα πρόσφατων τιμολογίων ως δοκιμή για να δείτε την ποιότητα εξαγωγής στα πραγματικά σας έγγραφα
- 4Ελέγξτε τα πρώτα σημειωμένα στοιχεία στην ουρά έγκρισης και επιβεβαιώστε ή διορθώστε τα
- 5Μοιραστείτε το δομημένο αποτέλεσμα με τον λογιστή σας για να επιβεβαιώσετε ότι ταιριάζει στην αναμενόμενη μορφή
- 6Θέστε τη ρουτίνα: νέα τιμολόγια πάνε στο email, ελέγχετε την καθημερινή σύνοψη και ο λογιστής σας ανασκοπεί περιοδικά
Συχνές Ερωτήσεις
Πόσο ακριβής είναι η επεξεργασία τιμολογίων με AI;
Για καθαρά τυπωμένα τιμολόγια, η ακρίβεια εξαγωγής πεδίων είναι υψηλή. Η ακρίβεια πέφτει σε χειρόγραφα, σε βαριά υποβαθμισμένες σαρώσεις ή σε τιμολόγια σε γλώσσες που δεν έχει εκπαιδευτεί η Nika. Το δίχτυ ασφαλείας είναι η ουρά έγκρισης: όταν η Nika δεν είναι σίγουρη, ρωτά πριν καταχωρήσει.
Ποια μορφή αρχείων μπορεί να επεξεργαστεί η Nika;
PDF, JPEG, PNG και συνημμένα email. Αν ένας προμηθευτής στέλνει τιμολόγιο ως απλό κείμενο email χωρίς συνημμένο, η Nika μπορεί να επιχειρήσει να το αναλύσει. Δεν μπορεί να επεξεργαστεί τιμολόγια σε αρχεία ZIP με κωδικό ή πίσω από πύλες προμηθευτών που απαιτούν σύνδεση.
Χρειάζεται να αλλάξω το λογιστικό μου πρόγραμμα;
Όχι. Η Nika παράγει δομημένα δεδομένα και αρχειοθετημένα έγγραφα που ο λογιστής σας μπορεί να εισαγάγει στο υπάρχον σύστημα. Δεν χρειάζεται να αλλάξετε λογιστική πλατφόρμα ή να αγοράσετε νέο λογισμικό. Η Nika αναλαμβάνει τη σύλληψη και εξαγωγή, ο λογιστής σας την τελική εισαγωγή και κωδικοποίηση.
Τι γίνεται αν η Nika εξάγει λάθος τιμή;
Οι εξαγωγές χαμηλής εμπιστοσύνης σημειώνονται για ανασκόπηση πριν μπουν στα αρχεία σας, οπότε τις εντοπίζετε στην ουρά έγκρισης. Οι εξαγωγές υψηλής εμπιστοσύνης μπαίνουν αυτόματα, αλλά τις βλέπετε στην καθημερινή σύνοψη και μπορείτε να διορθώσετε όσες είναι λάθος. Κανένα δεδομένο δεν κλειδώνει χωρίς ανθρώπινο έλεγχο.