Μετάβαση στο περιεχόμενο
Nika

Παράδειγμα Ροής Τιμολογίου Προμηθευτή: End-to-End

Αυτό το παράδειγμα ακολουθεί ένα τιμολόγιο προμηθευτή σε μια βιομηχανική εταιρεία — από τα εισερχόμενα, μέσω αντιστοίχισης με παραγγελία και ειδοποίηση παραλαβής, έως τον προγραμματισμό πληρωμής. Χειροκίνητα, κάθε τιμολόγιο αγγίζει τέσσερις ανθρώπους και παίρνει 8–10 ημερολογιακές ημέρες. Με τη Nika διαβάζεται, αντιστοιχίζεται, δρομολογείται και προγραμματίζεται σε λιγότερο από μια μέρα, στα {price} ανά τιμολόγιο.

Πριν

Βιομηχανική εταιρεία λαμβάνει τιμολόγιο από Stahlbau GmbH για €18.450,00 — χαλυβδοσωλήνες κατά PO-2025-0312. Φτάνει στα κοινά εισερχόμενα. Ο υπάλληλος ανοίγει, κατεβάζει PDF, ψάχνει την παραγγελία στο ERP, επιβεβαιώνει παραλαβή (GR-8841), εισάγει ως πρόχειρο, δρομολογεί στον operations manager. Εκείνη είναι σε συναντήσεις όλη μέρα· εγκρίνει το επόμενο πρωί. Μετά πάει στα οικονομικά για προγραμματισμό πληρωμής — παρτίδα Τρίτης. Από παραλαβή έως έτοιμη πληρωμή: 8 ημέρες. Κανείς δεν προσέχει ότι δεύτερο αντίγραφο προωθήθηκε — το διπλότυπο κάθεται στα εισερχόμενα μέχρι το ERP να το απορρίψει.

Μετά

Το ίδιο τιμολόγιο Stahlbau φτάνει. Η Nika το διαβάζει, εντοπίζει PO-2025-0312, αντιστοιχίζει με GR-8841 (ποσότητα και ποσό ταιριάζουν), και το καταχωρεί ως three-way-matched. Το δρομολογεί στον operations manager: "Stahlbau €18.450 αντιστοιχισμένο σε PO-0312 και GR-8841 — εγκρίνετε." Το διπλό αντίγραφο εντοπίζεται και απορρίπτεται: "διπλότυπο INV-SB-0448." Η operations manager εγκρίνει από το κινητό. Τα οικονομικά βλέπουν το εγκριθέν τιμολόγιο στον προγραμματισμό, ευθυγραμμισμένο με τους όρους 30 ημερών — πληρώνεται 4 ημέρες μετά, όχι 8. Κόστος: {price} ανά τιμολόγιο.

Ροή εργασίας

  1. 1

    Λήψη & ανάγνωση

    In: Email Stahlbau — INV-SB-0448, €18.450, PO-2025-0312
    Out: Πεδία: προμηθευτής, ποσό, PO, γραμμές, όροι
    Saved: ~3 λεπτά έναντι χειροκίνητης
  2. 2

    Three-way match

    In: Τιμολόγιο + PO-2025-0312 + GR-8841
    Out: 500 μονάδες × €36,90 = €18.450 — ταιριάζει
    Saved: ~5 λεπτά έναντι ERP αναζήτησης
  3. 3

    Εντοπισμός διπλότυπου

    In: Δεύτερο αντίγραφο προωθημένο
    Out: Διπλότυπο ανά αριθμό — απορρίπτεται
    Saved: Αποτρέπει διπλή πληρωμή
  4. 4

    Δρομολόγηση & προγραμματισμός

    In: Αντιστοιχισμένο + κανόνες έγκρισης
    Out: Στον operations manager· μετά 30 ημέρες
    Saved: 8 ημέρες → 4 ημέρες

Σύγκριση κόστους

MethodCostTime
Χειροκίνητα — υπάλληλος + 2 εγκρίσεις (€25/ώρα, 20 λεπτά)€8,30 / τιμολόγιο8–10 ημερολογιακές ημέρες
Ενότητα ERP workflowΣυνήθως €500–2.000 / μήνα3–5 ημέρες με εξαιρέσεις
Nika (ανά τιμολόγιο){price} / τιμολόγιοΚάτω από 1 μέρα

Συμπεράσματα

  • Το three-way match γίνεται αυτόματα — διαφορές σημειώνονται, όχι ανακαλύπτονται στην πληρωμή.
  • Διπλότυπα πιάνονται κατά την παραλαβή, πριν μπουν στη ροή.
  • Η έγκριση είναι άμεση — ο approver βλέπει επιβεβαιωμένο match, όχι PDF.
  • Παραλαβή-πληρωμή: 8 ημέρες → 4.

Ερωτήσεις

Τι αν δεν ταιριάζει με την παραγγελία ή την παραλαβή;

Η Nika το κρατά με εξήγηση: "ποσότητα 520 έναντι 500 στο GR-8841." Ο approver βλέχει τη συγκεκριμένη διαφορά. Δεν χρεώνεστε για όσα σε ουρά εξαίρεσης.

Προγραμματίζει πληρωμή ή μόνο ετοιμάζει εγγραφή;

Ετοιμάζει την εγγραφή και την ευθυγραμμίζει με τους όρους πληρωμής. Η ίδια η πληρωμή παραμένει ενέργεια των οικονομικών στο ERP. Η Nika δεν κινεί χρήματα.

Δοκιμάστε

Άλλα παραδείγματα