Μετάβαση στο περιεχόμενο
Nika

Παράδειγμα Κατηγοριοποίησης Εξόδων: Πριν και Μετά

Αυτό το παράδειγμα ακολουθεί μια εταιρεία συμβούλων με 60 συναλλαγές/μήνα — SaaS, ταξίδια, έξοδα γραφείου, φιλοξενία πελατών. Χειροκίνητα, περίπου 8% κωδικοποιούνται λάθος, παραμορφώνοντας τα αποτελέσματα μέχρι τον ετήσιο έλεγχο. Με τη Nika κάθε συναλλαγή κωδικοποιείται από το ιστορικό προμηθευτή στα {price} ανά έγγραφο, και τα αβέβαια πάνε σε έλεγχο.

Πριν

Εταιρεία συμβούλων 20 ατόμων επεξεργάζεται 60 συναλλαγές εξόδων/μήνα. Η γραμματέας καταχωρεί την καθεμία και επιλέγει κατηγορία. Το πρόβλημα δεν είναι η ταχύτητα αλλά η συνέπεια. Το GitHub πηγαίνει στα Γραφειακά μια μέρα και στα Λογισμικά την επόμενη. Τρία δείπνα πελατών μπαίνουν στα Ταξίδια. Ένα stand έκθεσης στα Μάρκετινγκ — σωστά — αλλά ο καφές και οι εκτυπώσεις διασκορπίζονται. Κανείς δεν προσέχει μέχρι τον ετήσιο έλεγχο, όπου ο λογιστής επαναταξινομεί περίπου 8% των εγγραφών.

Μετά

Οι ίδιες 60 συναλλαγές περνούν από τη Nika. Το GitHub κωδικοποιείται πάντα στα Λογισμικά — από το ιστορικό προμηθευτή. Τα δείπνα πελατών στην Φιλοξενία Πελατών. Το stand έκθεσης και ο καφές ομαδοποιούνται στο ίδιο event tag, οπότε το Μάρκετινγκ περιλαμβάνει το πλήρες κόστος. Όταν εμφανιστεί νέος προμηθευτής — ένα εργαλείο €340 — η Nika το κρατά σε ουρά έγκρισης με προτεινόμενη κατηγορία αντί να μαντέψει. Κόστος: {price} ανά έγγραφο.

Ροή εργασίας

  1. 1

    Αναγνώριση προμηθευτή

    In: Συναλλαγή ή απόδειξη — όνομα + ποσό
    Out: Ταίριασμα με ιστορικό προμηθευτή
    Saved: Αφαιρεί την αναζήτηση ανά συναλλαγή
  2. 2

    Εφαρμογή κατηγορίας

    In: Ιστορικό + προηγούμενες κωδικοποιήσεις
    Out: GitHub → Λογισμικά· Hilton → Ταξίδια· εστιατόριο → Φιλοξενία
    Saved: ~90 δευτερόλεπτα ανά συναλλαγή
  3. 3

    Ομαδοποίηση

    In: Συναλλαγές ίδιου event/έργου
    Out: Stand έκθεσης + καφές/εκτυπώσεις σε ένα tag Μάρκετινγκ
    Saved: Αποτρέπει τη διασπορά ancillary κόστους
  4. 4

    Κράτηση αγνώστων

    In: Νέος προμηθευτής χωρίς ιστορικό
    Out: Εργαλείο €340 → ουρά έγκρισης με πρόταση
    Saved: Αντικαθιστά τη σιωπηλή λάθος κωδικοποίηση

Σύγκριση κόστους

MethodCostTime
Χειροκίνητα — γραμματέας (€18/ώρα)€0,45 / συναλλαγή~1,5 ώρες/μήνα για 60
Χειροκίνητα + ετήσια αναταξινόμηση€0,45 + ~1 μέρα λογιστή (~€200)Συνεχής καταχώρηση + ετήδιο cleanup
Nika (ανά έγγραφο){price} / έγγραφοΚατά την άφιξη· χωρίς ετήσιο cleanup

Συμπεράσματα

  • Το κόστος της λάθος κωδικοποίησης δεν είναι ο χρόνος καταχώρησης — είναι το ετήσιο cleanup και οι μήνες παραμορφωμένων αποτελεσμάτων.
  • Η Nika κωδικοποιεί από το ιστορικό — GitHub πάντα Λογισμικά.
  • Σχετικά κόστη ομαδοποιούνται — το Μάρκετινγκ αντανακλά το πραγματικό κόστος event.
  • Άγνωστοι προμηθευτές πάνε σε ουρά — η λάθος κωδικοποίηση γίνεται συνειδητή απόφαση.

Ερωτήσεις

Τι αν διαφωνώ με την κατηγορία;

Την αλλάζετε. Η διόρθωση απομνημονεύεται — την επόμενη φορά ο προμηθευτής παίρνει τη δική σας κατηγορία. Η Nika μαθαίνει από διορθώσεις.

Απόδειξεις και τραπεζικές κινήσεις, ή μόνο τιμολόγια;

Και τα δύο. Οι τραπεζικές συναλλαγές ταυτίζονται με προμηθευτές. Οι αποδείξεις διαβάζονται για όνομα, ποσό, ημερομηνία και κωδικοποιούνται το ίδιο.

Δοκιμάστε

Άλλα παραδείγματα