Μετάβαση στο περιεχόμενο
Nika

Παράδειγμα Αυτοματοποιημένης Λογιστικής Ροής

Αυτό το παράδειγμα ακολουθεί μια εταιρεία IT με περίπου 150 τιμολόγια/μήνα — ανανεώσεις SaaS, hosting, εργολάβους, έξοδα γραφείου. Με εξωτερική εταιρεία το μηνιαίο πάγιο είναι €350 και τα τιμολόγια μπαίνουν σε εβδομαδιαία παρτίδα. Με τη Nika κάθε τιμολόγιο διαβάζεται, κωδικοποιείται και καταχωρείται την ίδια μέρα στα {price} ανά τιμολόγιο, με ασυνήθιστα ποσά σε ουρά έγκρισης.

Πριν

Μια εταιρεία IT 12 ατόμων λαμβάνει περίπου 150 τιμολόγια/μήνα: ανανεώσεις SaaS (AWS, GitHub, Slack), λογαριασμοί cloud, τιμολόγια εργολάβων και έξοδα γραφείου. Προωθούνται σε εξωτερική λογιστική που τα επεξεργάζεται εβδομαδιαία και παραδίδει την επόμενη Δευτέρα. Το πάγιο €350 καλύπτει τον όγκο, αλλά καθυστερημένα τιμολόγια χάνουν την παρτίδα και κανείς δεν αντιλαμβάνεται διπλό χρέωση SaaS μέχρι την επόμενη μηνιαία ανασκόπηση.

Μετά

Τα ίδια τιμολόγια φτάνουν στα εισερχόμενα. Η Nika επεξεργάζεται το καθένα την ίδια μέρα: AWS €2.840,00 → Cloud Infrastructure, GitHub Enterprise €432,00 → Software Licences, εργολάβος €3.750,00 → Professional Services. Όταν η ανανέωση Slack έρχεται στα €1.440 αντί των €720, η Nika την κρατά σε ουρά έγκρισης: "διπλό ποσό έναντι προηγούμενης ανανέωσης — επιβεβαιώστε". Ο υπεύθυνος επιβεβαιώνει ή διερευνά την ίδια μέρα. Στο τέλος του μήνα όλες οι εγγραφές είναι ήδη κωδικοποιημένες.

Ροή εργασίας

  1. 1

    Παρακολούθηση

    In: Κοινό γραμματοκιβώτιο — 5–8 τιμολόγια/ημέρα
    Out: Κάθε τιμολόγιο εντοπίζεται κατά την άφιξη
    Saved: Αφαιρεί την εβδομαδιαία παρτίδα — επεξεργασία ίδια μέρα
  2. 2

    Εξαγωγή & κωδικοποίηση

    In: PDF — προμηθευτής, ημερομηνία, ποσό, γραμμές
    Out: AWS €2.840,00 → Cloud Infrastructure; GitHub €432,00 → Software Licences; εργολάβος €3.750,00 → Professional Services
    Saved: ~3 λεπτά ανά τιμολόγιο έναντι χειροκίνητης καταχώρησης
  3. 3

    Σημείωση ανωμαλιών

    In: Ποσό έναντι ιστορικού προμηθευτή
    Out: Slack €1.440 (συνήθως €720) σε ουρά έγκρισης με σημείωση
    Saved: Εντοπίζει σφάλματα χρέωσης την ίδια μέρα
  4. 4

    Καταχώρηση & αρχειοθέτηση

    In: Εγγραφές + αρχικά PDF
    Out: 150 εγγραφές στο λογιστικό σύστημα, PDF ανά προμηθευτή
    Saved: Καμία προετοιμασία μήνα — εγγραφές έτοιμες καθ’ όλο τον μήνα

Σύγκριση κόστους

MethodCostTime
Εξωτερική εταιρεία (εβδομαδιαία παρτίδα, €350/μήνα)€2,33 / τιμολόγιο (150 τιμολόγια)Καθυστέρηση παρτίδας 3–7 ημερών
Εσωτερικός λογιστής (μισθός)€2.500–4.500 / μήνα σταθεράΊδια μέρα αν αποκλειστικός
Nika (ανά τιμολόγιο){price} / τιμολόγιοΊδια μέρα, χωρίς παρτίδα

Συμπεράσματα

  • Η καταχώρηση ίδια μέρα αφαιρεί την εβδομαδιαία παρτίδα — κάθε τιμολόγιο στα βιβλία την ημέρα άφιξης.
  • Ο εντοπισμός ανωμαλιών (όπως η διπλή χρέωση Slack) πιάνει σφάλματα αμέσως, όχι στο τέλος του μήνα.
  • Η τιμή ανά τιμολόγιο ακολουθεί τον πραγματικό όγκο — χωρίς σταθερό πάγιο.
  • Στα 150 τιμολόγια/μήνα, η Nika κοστίζει κλάσμα του πάγιου €350 ή του μισθού.

Ερωτήσεις

Πώς ξέρει η Nika ποια κατηγορία να βάλει;

Μαθαίνει από το ιστορικό προμηθευτών. Ένας προμηθευτής που έχετε κωδικοποιήσει παλιά στο Cloud Infrastructure μπαίνει ξανά εκεί. Νέοι προμηθευτές πάνε σε ουρά έγκρισης με προτεινόμενη κατηγορία — τα λάθη δεν μπαίνουν αυτόματα στα βιβλία.

Τι γίνεται στο κλείσιμο του μήνα;

Επειδή κάθε τιμολόγιο καταχωρείται την ημέρα άφιξης, δεν υπάρχει παρτίδα στο τέλος. Ο λογιστής σας παίρνει πλήρως κωδικοποιημένες εγγραφές έτοιμες για έλεγχο — η δουλειά που έπαιρνε μέρες γίνεται απλή επιβεβαίωση.

Δοκιμάστε

Άλλα παραδείγματα