Μετάβαση στο περιεχόμενο
Nika

Checklist ροής έγκρισης τιμολογίων

Το checklist καλύπτει έξι στάδια: λήψη σε ένα σημείο, επαλήθευση παραλαβής, αντιστοίχιση με παραγγελία, δρομολόγηση στον σωστό εγκρίντα, πληρωμή μόνο μετά από έγγραφη έγκριση, καταγραφή ποιος ενέκρινε και πότε.

Η ροή έγκρισης είναι η διαδικασία μεταξύ ενός τιμολογίου που φτάνει και μιας πληρωμής που φεύγει. Χωρίς ορισμένη ροή, η διαδικασία είναι αυτοσχέδια — και τα διπλά πληρωμές είναι το αποτέλεσμα.

Λήψη & καταγραφή

  • Δρομολόγηση κάθε τιμολογίου σε ένα αποκλειστικό γραμματοκιβώτιο

    Ένα σημείο λήψης κάνει τη ροή δυνατή — αλλιώς τα τιμολόγια χάνονται στα προσωπικά email.

  • Καταγραφή κατά την άφιξη: προμηθευτής, ημερομηνία, ποσό, προθεσμία

    Η καταγραφή μετατρέπει «θα το δούμε» σε παρακολουθούμενη ροή με προτεραιότητα.

Επαλήθευση & αντιστοίχιση

  • Επιβεβαίωση παραλαβής αγαθών ή υπηρεσιών

    Ο πιο σημαντικός έλεγχος — η συχνότερη πηγή αχρεωστήτως πληρωμής.

  • Αντιστοίχιση με παραγγελία: ποσό, ποσότητα, είδη

    Τριπλή αντιστοίχιση — παραγγελία, δελτίο παράδοσης, τιμολόγιο.

  • Έλεγχος για διπλούς αριθμούς τιμολογίου

    Επανακυκλωμένο τιμολόγιο με ίδιο αριθμό οδηγεί σε διπλή πληρωμή.

Έγκριση & πληρωμή

  • Δρομολόγηση σε εγκρίντα με εξουσιοδότηση για το ποσό

    Η εξουσιοδότηση αποτρέπει ανεξέλεγκτες πληρωμές.

  • Καταγραφή έγκρισης: ποιος, πότε, με ποια βάση

    Έγκριση χωρίς καταγραφή δεν συνέβη — το ίχνος είναι η απόδειξη.

  • Πληρωμή μόνο μετά από έγγραφη έγκριση, με σύνδεση πληρωμής-τιμολογίου

    Πληρωμή πριν έγκριση είναι η αποτυχία που η ροή υπάρχει για να αποτρέψει.

Πώς βοηθά η Nika

Η Νίκα αναλαμβάνει αυτόματα τη μισή επαλήθευση. Παρακολουθεί το γραμματοκιβώτιο, καταχωρεί, αντιστοιχίζει και σημειώνει πριν φτάσει σε εγκρίντα. Από {price} ανά τιμολόγιο.

Ερωτήσεις

Τι είναι η τριπλή αντιστοίχιση;

Σύγκριση παραγγελίας, δελτίου παράδοσης και τιμολογίου πριν την πληρωμή. Όταν συμφωνούν, πληρώνεται.

Πιος εγκρίνει σε μικρή επιχείρηση;

Ιδιοκτήτης ή διευθυντής πάνω από όριο. Αρχή: όποιος καταχωρεί δεν εγκρίνει.

Αυτοματοποιήστε με την Nika

Άλλα checklists