Checklist έγκρισης τιμολογίων

Το checklist καλύπτει πέντε ελέγχους: επιβεβαίωση παραλαβής, αντιστοίχιση με παραγγελία, επαλήθευση τραπεζικών στοιχείων, επιβεβαίωση εξουσιοδότησης και καταγραφή ποιος ενέκρινε.

Η έγκριση τιμολογίων είναι όπου οι μικρές επιχειρήσεις χάνουν χρήματα σιωπηλά — διπλές πληρωμές, τιμολόγια για αγαθά που δεν παραλήφθηκαν, πληρωμές σε λάθος λογαριασμό.

Επαλήθευση τιμολογίου

Επιβεβαίωση ότι το τιμολόγιο αφορά αγαθά ή υπηρεσίες που παραλάβατε
Ο πιο σημαντικός έλεγχος — η συχνότερη πηγή αχρεωστήτως πληρωμής.
Αντιστοίχιση ποσού, ποσότητας και ειδών με την παραγγελία
Οι προμηθευτές αλλάζουν τιμές ή προσθέτουν γραμμές — η τριπλή αντιστοίχιση το πιάνει πριν την πληρωμή.
Έλεγχος για διπλούς αριθμούς τιμολογίου από τον ίδιο προμηθευτή
Ένα τιμολόγιο που εκδόθηκε ξανά με τον ίδιο αριθμό οδηγεί σε διπλή πληρωμή.

Επαλήθευση προμηθευτή

Επιβεβαίωση ότι τα τραπεζικά στοιχεία ταιριάζουν με τον γνωστό λογαριασμό
Η απάτη με τραπεζικά στοιχεία είναι από τις ταχύτερα αναπτυσσόμενες — ένας έλεγχος αποτρέπει μεγάλη ζημιά.
Επαλήθευση κάθε νέου προμηθευτή πριν την πρώτη πληρωμή
Η πρώτη πληρωμή σε νέο προμηθευτή είναι η πιο ριψοκίνδυνη — επιβεβαιώστε ότι υπάρχει.

Έγκριση & καταγραφή

Επιβεβαίωση ότι ο εγκρίνων έχει εξουσιοδότηση για το ποσό
Η εξουσιοδότηση υπάρχει για λόγο — αποτρέπει ανεξέλεγκτες πληρωμές.
Καταγραφή ποιος ενέκρινε, πότε και με ποια βάση
Έγκριση χωρίς καταγραφή δεν συνέβη — το ίχνος ελέγχου είναι η απόδειξη.

Πώς βοηθά η Nika

Η Νίκα δεν εγκρίνει πληρωμές — αυτό μένει σε εσάς. Διασφαλίζει ότι πριν φτάσει σε εσάς, το τιμολόγιο είναι ήδη καταχωρημένο, ελεγμένο και σημειωμένο.

Ερωτήσεις

Πιος εγκρίνει τιμολόγια σε μικρή επιχείρηση;

Συνήθως ο ιδιοκτήτης ή ο διευθυντής πάνω από ένα όριο. Η αρχή είναι διαχωρισμός καθηκόντων — όποιος καταχωρεί δεν εγκρίνει.

Εγκρίνει η Νίκα πληρωμές;

Όχι. Καταχωρεί και ελέγχει — ποτέ δεν εγκρίνει πληρωμή. Η απόφαση να φύγουν χρήματα μένει σε άνθρωπο.

Αυτοματοποιήστε με την Nika