Перейти до вмісту
Nika

Приклад Робочого процесу Рахунку: End-to-End

Цей приклад простежує рахунок постачальника у виробничій компанії — від скриньки AP, через звірку з замовленням та прибутковою накладною, до планування оплати. Вручну кожен рахунок торкається чотирьох людей і займає 8–10 днів. З Nika читається, звіряється, маршрутизується та планується менше ніж за день, за {price} за рахунок.

До

Виробнича компанія отримує рахунок від Stahlbau GmbH на €18.450,00 — сталеві компоненти за PO-2025-0312. Рахунок потрапляє у спільну скриньку AP. Клерк відкриває, завантажує PDF, шукає замовлення в ERP, підтверджує отримання (GR-8841), вносить як чернетку, маршрутизує до операційного менеджера. Та на зустрічах увесь день; схвалює наступного ранку. Потім — фінансам на планування, у пакет до вівторка. Від отримання до готовності: 8 днів. Ніхто не помічає дублікат, пересланий колегою — ERP відхиляє його лише після обробки.

Після

Той самий рахунок Stahlbau надходить. Nika читає, ідентифікує PO-2025-0312, звіряє з GR-8841 (кількість і сума сходяться), вносить як three-way-matched. Маршрутизує до менеджера: "Stahlbau €18.450 звірено з PO-0312 і GR-8841 — схваліть." Дублікат виявлено та відхилено. Менеджер схвалює з телефону. Фінанси бачать рахунок у графіку, вирівняний на 30-денні умови — оплачено через 4 дні, не 8. Вартість: {price} за рахунок.

Робочий процес

  1. 1

    Отримання

    In: Email Stahlbau — INV-SB-0448, €18.450, PO-2025-0312
    Out: Поля: постачальник, сума, PO, рядки, умови
    Saved: ~3 хв проти ручного
  2. 2

    Three-way match

    In: Рахунок + PO + GR-8841
    Out: 500 × €36,90 = €18.450 — сходиться
    Saved: ~5 хв проти пошуку в ERP
  3. 3

    Виявлення дубліката

    In: Друга копія
    Out: Дублікат за номером — відхилено
    Saved: Запобігає подвійній оплаті
  4. 4

    Маршрутизація

    In: Звірене + правила
    Out: До менеджера; потім 30 днів
    Saved: 8 днів → 4 дні

Порівняння вартості

MethodCostTime
Вручну — клерк + 2 затвердження (€25/год, 20 хв)€8,30 / рахунок8–10 календарних днів
Модуль ERP workflowЗазвичай €500–2.000 / міс3–5 днів з винятками
Nika (за рахунок){price} / рахунокМенше 1 дня

Висновки

  • Three-way match автоматично — розбіжності позначаються, не виявляються при оплаті.
  • Дублікати ловляться при отриманні.
  • Затвердження миттєве — менеджер бачить підтверджений match.
  • Отримання-оплата: 8 днів → 4.

Питання

Якщо не збігається з замовленням?

Nika затримує з поясненням: "кількість 520 проти 500 у GR-8841." Менеджер бачить конкретну розбіжність. Ви не платите за рахунки в черзі винятків.

Планує оплату чи лише готує запис?

Готує запис і вирівнює на умови постачальника. Сама оплата — дія фінансів в ERP. Nika не рухає гроші.

Спробувати

Інші приклади