Чек-лист процесу затвердження рахунків

Чек-лист охоплює шість етапів: отримання в одній точці, перевірка факту отримання, звірка з замовленням, маршрутизація до правильного затверджувача, оплата лише після задокументованого затвердження, фіксація того, хто затвердив і коли.

Процес затвердження — це те, що стоїть між рахунком, що надійшов, і платіж, що йде. Без визначеного процесу все ад-хок — і дубльовані платежі є результатом.

Отримання та реєстрація

Спрямувати кожен рахунок на одну виділену скриньку
Одна точка отримання робить процес можливим — інакше рахунки губляться.
Реєструвати при надходженні: постачальник, дата, сума, дедлайн
Реєстрація перетворює «розберемось» на процес, що відстежується.

Перевірка та звірка

Підтвердити отримання товарів або послуг
Найважливіша перевірка — найпоширеніша причина зайвої оплати.
Звірити з замовленням: сума, кількість, позиції
Потрійна звірка — замовлення, накладна, рахунок.
Перевірити дублікати номерів рахунків
Пере виданий рахунок з тим самим номером веде до подвійної оплати.

Затвердження та оплата

Маршрутизувати до затверджувача з повноваженнями на суму
Повноваження запобігають неконтрольованим оплатам.
Зафіксувати затвердження: хто, коли, на якій підставі
Затвердження без запису не відбулось — слід є доказом.
Оплачувати лише після задокументованого затвердження, з привʼязкою оплати до рахунку
Оплата до затвердження — та невдача, яку процес існує запобігти.

Як допомагає Nika

Ніка автоматично виконує половину перевірки. Вона стежить за скринькою, вносить, звіряє та позначає до того, як рахунок потрапить до затверджувача. Від {price} за рахунок.

Питання

Що таке потрійна звірка?

Порівняння замовлення, накладної та рахунку до оплати. Коли збігаються — оплачується.

Хто затверджує в малому бізнесі?

Власник або керівник понад поріг. Принцип: хто вносить, той не затверджує.

Автоматизувати з Nika