Чек-лист затвердження рахунків

Чек-лист охоплює п’ять перевірок: підтвердження отримання, звірка з замовленням, перевірка банківських даних, підтвердження повноважень та фіксацію того, хто затвердив.

Затвердження рахунків — місце, де малий бізнес тихо втрачає гроші: дублікати, рахунки за не отримане, перекази не туди.

Перевірка рахунку

Підтвердити, що рахунок за фактом отримані товари чи послуги
Найважливіша перевірка — найпоширеніша причина зайвої оплати.
Звірити суму, кількість та позиції з замовленням
Постачальники змінюють ціни чи додають позиції — потрійна звірка ловить до оплати.
Перевірити на дублікати номерів рахунків від того ж постачальника
Пере виданий рахунок з тим самим номером веде до подвійної оплати.

Перевірка постачальника

Підтвердити, що банківські дані збігаються з відомим рахунком
Шахрайство з банківськими реквізитами зростає — одна перевірка запобігає великій втраті.
Перевірити кожного нового постачальника до першої оплати
Перша оплата новому постачальнику — найризикованіша; переконайтесь, що він існує.

Затвердження та фіксація

Підтвердити, що затверджувач має повноваження на суму
Повноваження існують не просто так — запобігають неконтрольованим оплатам.
Зафіксувати, хто затвердив, коли та на якій підставі
Затвердження без запису не відбулось — слід аудиту є доказом.

Як допомагає Nika

Ніка не затверджує оплати — це за вами. Вона гарантує, що до вас рахунок уже внесено, перевірено та позначено.

Питання

Хто затверджує рахунки в малому бізнесі?

Зазвичай власник або керівник понад поріг. Принцип — розділення обов’язків: хто вносить, той не затверджує.

Чи затверджує Ніка оплати?

Ні. Вона вносить і перевіряє — ніколи не затверджує оплату. Рішення про гроші залишається за людиною.

Автоматизувати з Nika