Перейти до вмісту
Nika

Виявлення Дублікатів Рахунків — Запобігання Подвійній Оплаті

Той самий рахунок надходить двічі, зазвичай бо постачальник надіслав його знову або переслав двом людям. Ризик — подвійна оплата. Ніка перевіряє кожен рахунок проти вже внесених, і якщо виявляє збіг за постачальником і номером, позначає його до внесення в облік. Від 19 ₴ за рахунок.

Дублікати рахунків — одна з найпоширеніших причин випадкової подвійної оплати в малому бізнесі. Постачальник надсилає рахунок, не отримує відповіді, і надсилає знову через тиждень. Або той самий рахунок пересилають двом різним людям у вашій компанії, і обидва вносять його. Результат — оплата двічі за ті ж товари чи послуги, а повернення переплати від постачальника займає час, дзвінки, і іноді кредит-нот замість готівки. Шкода тиха, поки звірка не виявить її.

Як Ніка це обробляє

  1. 1Перевіряє кожен рахунок проти вже внесених у ваш облік
  2. 2Зіставляє за назвою постачальника та номером рахунку — двома полями, що ідентифікують унікальний рахунок
  3. 3Якщо виявляє можливий дублікат, затримує другу копію та позначає її
  4. 4Включає посилання на оригінал у нотатку, щоб ви могли порівняти їх поруч
  5. 5Нічого дубльованого не потрапляє в облік, поки ви не підтвердите, що це окремий рахунок

Коли потрібно втрутитись

Коли Ніка виявляє можливий дублікат, вона затримує другий рахунок і позначає його, а не вносить. Ви підтверджуєте, чи це справжній дублікат, чи окремий рахунок, що випадково має той самий номер. Це рішення за вами.

Старий спосіб

Ви покладаєтесь на пам’ять або візуальний огляд недавніх записів для пошуку дублікатів. Якщо той самий рахунок надійшов з різницею в два тижні, або був внесений іншим колегою, дублювання легко пропустити. Помилка зазвичай спливає під час банківської звірки, коли друга оплата вже покинула рахунок.

Питання

Як Ніка виявляє дублікати рахунків?

Ніка порівнює кожен рахунок із уже внесеними. Зіставляє за назвою постачальника та номером рахунку. Коли обидва поля збігаються з наявним записом, вона затримує новий і позначає його з посиланням на оригінал.

Що якщо два законні рахунки мають однаковий номер?

Це можливо з різними постачальниками, що випадково використовують той самий номер. Ніка позначає збіг, щоб ви підтвердили. Якщо постачальник інший, ви схвалюєте, і вона вносить рахунок.

Найняти Ніку

Інші сценарії