Автоматизація Рахунків
Автоматизація рахунків — це робочий процес, який бере рахунок постачальника від надходження до архівованого запису без ручного введення. Nika перевіряє пошту, захоплює, витягує дані, ставить невизначене в чергу, архівує та надсилає щоденний підсумок. Від 19 ₴ за рахунок.
Що Це
Рахунок потрібно не лише ввести. Його потрібно отримати, відкрити, прочитати, перевірити, затвердити, закодувати, зберегти та зіставити з платежем. Автоматизація покриває весь ланцюг. Введення — найвидиміше вузьке місце, але маршрутизація затвердження та зберігання однаково важливі.
Як Це Працює
- ✓Рахунки надходять на контрольовану пошту від будь-якого відправника
- ✓Nika захоплює документ та витягує всі релевантні поля
- ✓Невизначені поля йдуть у чергу затвердження з найкращою здогадкою
- ✓Затверджені рахунки кодуються, архівуються з оригінальним документом
- ✓Щоденний підсумок показує, що оброблено і що чекає
У Чому Відмінність
Більшість інструментів автоматизації обробляють один етап. Nika покриває весь ланцюг. Щоденний підсумок дає видимість без перевірки кожного рахунку.
Для Кого Це
Для будь-якого бізнесу, що отримує 15 або більше рахунків постачальників на місяць через email, пошту або портали, автоматизація рахунків усуває вузьке місце ручної обробки. Якщо ви засновник, що робить бухоблік після роботи, фінансовий менеджер, що жонглює затвердженнями між відділами, або бухгалтер, що хоче зосередитись на винятках, Nika підходить вашому робочому процесу. Підходить бізнесам у роздрібній торгівлі, консалтингу, агентствах, будівництві та гостинності, що отримують рахунки в різних форматах. Менш підходить бізнесам з єдиним щомісячним циклом виставлення рахунків або підприємствам з повною платформою procure-to-pay.
Порівняння
| Фактор | Ручний процес | Загальне OCR | Nika |
|---|---|---|---|
| Покриття робочого процесу | Кожен етап окремо: відкрити, прочитати, ввести, архівувати | Покриває захоплення або введення, не весь ланцюг | Наскрізно від надходження до архівованого запису з підсумком |
| Маршрутизація затвердження | Ви переслідуєте затверджувачів поштою або особисто | Базова черга, без контексту | Невизначені поля в черзі з найкращою здогадкою та контекстом |
| Видимість | Перевіряєте кожен рахунок, щоб дізнатись статус | Підсумок не надається | Щоденний підсумок: що оброблено, що чекає, що потребує уваги |
| Зберігання документів | Ручне архівування в папки | Вивід, який ви організовуєте самі | Оригінал збережений разом зі структурованим записом |
| Модель ціноутворення | Ваш час або погодинна ставка бухгалтера | Щомісячна підписка за користувача | Від 19 ₴ за рахунок, без підписки |
Чесні Обмеження
Nika автоматизує робочий процес архівування рахунків. Вона не виконує платежі, не зіставляє замовлення на покупку без налаштування та не інтегрується з кожною обліковою платформою.
Як Почати
- 1Створіть виділену поштову адресу для вхідних рахунків постачальників
- 2Підключіть пошту до Nika, щоб вона перевіряла її протягом дня
- 3Надішліть партію з 10-20 недавніх рахунків як тестовий запуск
- 4Перегляньте перші елементи в черзі затвердження та підтвердіть або виправте
- 5Поділіться структурованим виводом зі своїм бухгалтером для перевірки формату
- 6Встановіть рутину: нові рахунки на пошту, ви перевіряєте підсумок, бухгалтер оглядає
Поширені Запитання
Яка різниця між автоматизацією рахунків та OCR?
OCR — один крок: читання тексту зі скану. Автоматизація — повний робочий процес: отримання, читання, витяг, затвердження, архівування. OCR є компонентом автоматизації.
Скільки часу займає обробка одного рахунку?
Для чітко надрукованого рахунку без невизначених полів — секунди. Рахунки, що потребують підтвердження, залишаються в черзі, поки ви не відповісте.
Що станеться, якщо ніхто не перевіряє контрольовану пошту?
Nika перевіряє пошту за вас, тому вам не потрібно робити це самостійно. Вона читає вхідні рахунки протягом дня, обробляє їх і надсилає щоденний підсумок. Єдина потрібна від вас дія — перегляд позначених полів у черзі затвердження та читання підсумку. Якщо пошта не працює, Nika попереджає вас.
Як Nika обробляє нового постачальника, який надсилає рахунок уперше?
Nika витягує назву постачальника та поля рахунку незалежно від того, чи бачила вона його раніше. Новий постачальник означає лише відсутність історії для перехресної перевірки, тому вона може позначити більше полів для підтвердження в першому рахунку. Коли ви підтвердите, наступні рахунки обробляються з меншою кількістю позначок. Не потрібно попередньо реєструвати постачальників.