Πώς να αλλάξετε λογιστή χωρίς απώλεια δεδομένων
Ασφαλής αλλαγή σημαίνει εξαγωγή πλήρους, συμφωνημένου snapshot σε καθαρή ημερομηνία, onboarding νέου πάνω σε αυτό, και παράλληλη λειτουργία έναν κύκλο. Ο κίνδυνος δεν είναι η αλλαγή — είναι το κενό.
Η αλλαγή λογιστή αναβάλλεται από φόβο: απώλεια αρχείων, χαμένη προθεσμία ΦΠΑ. Αυτός ο οδηγός την κάνει ελεγχόμενη. Αρχή: ποτέ κενό. Εξαγωγή όλων, συμφωνία cut-off, επικάλυψη.
Πριν ξεκινήσετε
Πλήρης πρόσβαση στο λογιστικό πρόγραμμα, λίστα προθεσμιών (ΦΠΑ, μισθοδοσία) και επιβεβαιωμένη ημερομηνία έναρξης νέου.
Βήματα
- 1
Εξάγετε πλήρες snapshot
Πριν πείτε τιποτα στον τωρινό, εξάγετε όλα: λογιστική, δηλώσεις, προμηθευτές, συμφωνίες, έγγραφα. Σε native και CSV/PDF. Αυτό είναι το δίχτυ.
💡 Αποθηκεύστε σε δύο μέρη. Αν το πρόγραμμα είναι cloud και δεμένο στο login του λογιστή, η εξαγωγή είναι η προστασία σας.
- 2
Συμφωνήστε καθαρή ημερομηνία cut-off
Επιλέξτε τελευταία μέρα περιόδου ΦΠΑ ή μήνα. Παλαιός μέχρι εκεί, νέος από επόμενη. Συμφωνήστε τα πάντα μέχρι το cut-off.
- 3
Συμφωνήστε μέχρι το cut-off
Συμφωνήστε τραπεζικές, καθαρίστε ασυμφωνίες, λύστε ανοιχτά. Ο νέος κληρονομεί καθαρά βιβλία.
💡 Αν ο τωρινός δεν μπορεί να συμφωνήσει, αυτό είναι πληροφορία — πείτε το στον νέο.
- 4
Παραδώστε snapshot και ενημερώστε νέο
Δώστε εξαγωγή, δικό του login και γραπτό brief: προθεσμίες, ζητήματα, προμηθευτές, ιδιαιτερότητες. Όσο περισσότερο context, τόσο λιγότερες καθυστερήσεις.
- 5
Ανακατευθύνετε ροή τιμολογίων
Ενημερώστε το αποκλειστικό inbox ώστε νέα τιμολόγια να πάνε στον νέο από το cut-off. Ενημερώστε προμηθευτές. Εδώ χάνεται συχνά δεδομένα.
💡 Αν μετακινείστε σε AI όπως η Νίκα, αυτό είναι και το στήσιμο αυτοματοποίησης.
- 6
Παράλληλη λειτουργία έναν κύκλο
Για πρώτη περίοδο ΦΠΑ κρατήστε παλιό διαθέσιμο για ερωτήσεις, νέο σε ζωντανή δουλειά. Μετά έναν καθαρό κύκλο, παλιός φεύγει.
- 7
Τυπική λήξη παλαιού
Όταν ο παράλληλος κύκλος είναι καθαρός, επιβεβαιώστε γραπτώς τη λήξη, αφαιρέστε πρόσβαση, διευθετήστε αμοιβές. Κρατήστε επαφή.
Συνηθισμένα λάθη
- Να πείτε στον παλιό πριν την εξαγωγή — η πρόσβαση μπορεί να αφαιρεθεί.
- Cut-off μέσα στην περίοδο — ευθυγραμμίστε με ΦΠΑ ή μήνα.
- Παράδοση μη συμφωνημένων βιβλίων.
- Χωρίς ανακατεύθυνση inbox, νέα τιμολόγια πάνε στον παλιό.
Ετυμηγορία
Ασφαλής αλλαγή = ελεγχόμενη παράδοση: εξάγετε όλα, συμφωνήστε cut-off, επικάλυψη έναν κύκλο, ανακατευθύνετε ροή. Ο κίνδυνος είναι το κενό. Η Νίκα από {price} ανά ολοκληρωμένο ξεκινά_same day.
Ερωτήσεις
Πόσο διαρκεί η επικάλυψη;
Ένας κύκλος — συνήθως περίοδος ΦΠΑ ή μήνας. Αρκετό για ζωντανή δουλειά με ερωτήσεις στο παρελθόν.
Αν ο λογιστής ελέγχει το login;
Εξάγετε πριν την αλλαγή, φτιάξτε δικό σας login, μεταφέρετε ownership. Αν δεν γίνεται, νέος λογαριασμός με import snapshot.